LOGICIEL DE COMPTABILITE

L’ARC a mis en place un véritable « arsenal » permettant aux syndics  non professionnels d’aborder en toute quiétude cette mission.

Parmi ces solutions, il y a l’utilisation  du logiciel SIMPLY SYNDIC  qui a été développé en partenariat avec une société d’édition de programmes spécialisés en copropriété.  

L’utilisation de ce logiciel va vous permettre de garder toute votre autonomie dans la gestion de votre copropriété en toute sécurité.

Pour la réalisation du logiciel, la coopérative de l’ARC – Copropriété-Services a pris en compte les éléments suivants :

• Les syndics bénévoles ont - pour certains - des connaissances limitées en comptabilité ;
• Les syndics bénévoles ont des difficultés dans la reprise des comptes de leur copropriété ;
• Les syndics étant bénévoles veulent des solutions simples et automatiques leur dégageant du temps ;
• Les syndics bénévoles ne sont pas hermétiques à se former si nécessaire ;
• Les syndics bénévoles ont peur d’investir dans un logiciel coûteux alors qu’ils ne savent pas forcement s’ils pourront l’utiliser efficacement ;
• Etc.
   
  C’est donc en partant de ces questions et inquiétudes que  la coopérative de l’ARC – Copropriété-Services a conçu un logiciel mais aussi « un service » adapté aux syndics non professionnels.

 

1. Un logiciel qui répond aux attentes du syndic non professionnel 

Le logiciel a été conçu pour que l’utilisateur puisse passer des écritures comptables sans forcément maîtriser le concept de « nomenclature comptable » ou de « partie double ». Les principales écritures se génèrent automatiquement  grâce à un système didactique.

C’est le cas des :

• enregistrements des factures et règlements;
• enregistrements des salaires et règlements;
• appels de fonds et enregistrement des règlements;
• virements bancaires de compte à compte;
• écritures de loyers perçus, d’indemnités d’assurances ou des produits financiers;
• enregistrements d’encaissement de recettes;
• gestions des compteurs d’eau;
• gestion des travaux terminés et non terminés;
• répartition des charges et des produits en fin d’exercice comptable;
• édition des annexes comptables.

A tout moment, l’utilisateur peut revenir sur une écriture pour la corriger, la modifier ou encore l’annuler. Grâce à ce système, le syndic est AU-TO-NOME. Il est en mesure de tenir une comptabilité à jour et d’éditer l’ensemble des documents comptables, y compris ceux à fournir obligatoirement avec la convocation d’assemblée générale.

2. Une maintenance individualisée

Sachez également que l’ARC ne vous laisse pas seul si vous rencontrez des difficultés au niveau comptable et/ou au niveau de l’utilisation du logiciel.
Il existe une maintenance.
Elle n’est pas obligatoire mais fortement conseillée la première année.
Celle-ci vous donne accès à un service « hotline » pour poser vos questions et ceci, autant de fois que vous le souhaitez.
Grâce au logiciel TeamViewer, nous pouvons même intervenir directement sur votre logiciel pour vous aider.
 

3. Une offre sans surprise qui répond aux inquiétudes du  syndic non professionnel.

Pour les conseillers syndicaux, qui n’osent pas encore franchir le pas, ou les syndics bénévoles encore réticents, le logiciel est téléchargeable gratuitement  en version de démonstration pendant 30 jours sur le lien suivant :
 

WWW.LOGIA.FR/LOGIA_WEB/FR/SIMPLYSYNDIC.EXE

Le prix du logiciel a été étudié pour que les petites copropriétés puissent avoir accès à ce produit. A titre d’information, pour dix lots, le coût du logiciel s’élève à 255 €. L’acquisition du logiciel est définitive. Il n’y a donc pas d’abonnement à repayer chaque année. L’utilisateur peut bénéficier d’une maintenance (mise à jour annuelle comprise) pour un coût étudié pour les petites copropriétés. A titre d’exemple, pour dix lots, le coût annuel est de 200 €.

Malgré cette offre sans surprise, la coopérative de l’ARC a voulu aller encore plus loin pour rassurer les habitants ! C’est donc en toute transparence qu’elle a négocié avec l’éditeur du logiciel, la possibilité pour l’utilisateur de rendre dans un délai de 6 mois le logiciel contre un remboursement de 50% du logiciel. Comme vous le voyez, nous avons confiance en nous comme en vous.

4. Simply Syndic « Clés en main » : des aides complémentaires pour prendre en main le logiciel

Un des problèmes les plus importants que rencontrent les syndics non professionnels lorsqu’ils sont élus : est la reprise comptable. Cela est d’autant plus compliqué lorsque cela se passe en cours d’année. Voilà pourquoi, Copropriété-Services propose à ceux qui le souhaitent la possibilité de configurer à leur place le logiciel :

• Inscription des copropriétaires ;
• Enregistrement des lots ;
• Enregistrement des millièmes et des  clés de répartitions ;
• Aide à la constitution des budgets prévisionnels ;
• Reprise des « à nouveaux « ;
• Etc. 

Le syndic bénévole aura donc à sa disposition un logiciel prêt à l’emploi dans lequel il suffira de rentrer les données comptables du quotidien.  

5. Simply-syndic version “ full web ”

Afin de satisfaire de nombreux syndics bénévoles - utilisateurs d’ordinateur mac ou souhaitant accéder à la comptabilité de leur copropriété à distance - Copropriété-Services, la coopérative technique de l’ARC, met désormais à disponibilité de ses adhérents Simply Syndic dans une version full web.
Grâce à cette nouvelle version en ligne, la comptabilité de votre copropriété vous sera désormais accessible partout et à tout moment - 24 h sur 24, 7 jours sur 7 - dès l’instant où vous disposerez d’une connexion internet. 

 LES ATOUTS DU LOGICIEL EN LIGNE :  

 A – Complet, simple, tout en étant conforme à la législation en vigueur 

Cette version full web, est identique à la version classique.

Elle vous offre les mêmes atouts comptables : 

• enregistrements des factures et règlements;
• enregistrements des salaires et règlements;
• appels de fonds  (courant, travaux, fonds travaux art. 14 -2 et enregistrement des règlements;
• virements bancaires de compte à compte;
• écritures de loyers perçus, d’indemnités d’assurances ou des produits financiers;
• enregistrements d’encaissement de recettes;
• gestions des compteurs d’eau;
• gestion des travaux terminés et non terminés;
• répartition des charges et des produits en fin d’exercice comptable;
• édition des annexes comptables.
• Carnet d’entretien
• Étiquettes
• Feuille de présence
• Pouvoirs
• Relances, mise en demeures

B –Aucune installation préalable et mise à jour automatique.

Après avoir complété un bon de commande auprès de Copropriété-Services, l’éditeur du logiciel fournit un mot de passe pour pouvoir se connecter sur le site de Simply Syndic grâce à l’email du syndic bénévole comme identifiant.

Aucun logiciel n’est à installer sur l’ordinateur.

Par sécurité, les mises à jour et les sauvegardes sont effectuées automatiquement.

C - Reprise et intégration des données du logiciel Simply syndic 

Si le syndic bénévole utilisait la version logicielle de Simply Syndic, l’ensemble des données sont récupérées et réintégrées directement vers Simply Syndic Full Web.

D - Gestion de l'Assemblée générale

Un module assemblée générale est également disponible sur Simply Syndic en ligne.

Il permet au syndic bénévole de préparer les convocations et procès-verbaux d’assemblée générale en toute sécurité juridique (intégrant une multitude de résolutions types).

Un tableur de votes étant intégré, le syndic peut saisir directement les résultats des votes lors de l’assemblée générale et éditer rapidement le procès-verbal.

E - Transparence et communication avec les copropriétaires

Le logiciel intègre également un module extranet.

Il permet de communiquer simplement avec les copropriétaires et le conseil syndical.

F  - Abonnement annuel et tarification 

L’accès aux deux logiciels (comptable et assemblée générale) est fourni dans le cadre d’un abonnement annuel comprenant la maintenance technique et pratique des 2 logiciels, les mises à jour régulières et l’accès à l’extranet.

H – Vidéos de démonstration

Afin de mieux se rendre compte des performances du logiciel, plusieurs vidéos de démonstrations sont disponibles en cliquant sur les liens ci-dessous :

http://www.logia.fr/LOGIA_WEB/20180114_112411%20(1).mp4

http://www.logia.fr/LOGIA_WEB/20180114_115100.mp4

http://www.logia.fr/LOGIA_WEB/20180114_120248.mp4

http://www.logia.fr/LOGIA_WEB/20180114_122916.mp4

6. Coaching Simply syndic

Dans un souci de toujours mieux répondre aux besoins de nos adhérents, Copropriété-Services  propose  aux utilisateurs  de Simply Syndic un  nouveau service : le « Coaching Simply Syndic ».

Au cours de plusieurs journées, des spécialistes de la tenue de la comptabilité de copropriété sur Simply Syndic accompagneront les syndics bénévoles à l’utilisation du logiciel mais également répondront à toutes leurs questions techniques comptables. 

Ce coaching se fera par groupes de niveaux, de 3 à 4 personnes, afin de faciliter les échanges et pratiques entre les participants.

Le niveau de chacun sera au préalable estimé avec la réalisation d’un questionnaire d’évaluation suivi d’un entretien avec la responsable comptabilité du Pôle Syndics Bénévoles. 

• Trois sessions proposées

Ce coaching se déroule sur plusieurs sessions d’une journée.

Session N° 1 : Prise en main du logiciel 

Paramétrage de Simply Syndic : inscription des copropriétaires, enregistrement des lots, enregistrement des millièmes et des clés de répartitions,  aide à la constitution des budgets prévisionnels, reprise des « à nouveaux », etc.

Session N°2 : Tenue de la comptabilité au fil de l’exercice comptable

Les appels de provisions pour charges courantes ou opérations exceptionnelles, le fonds travaux, le suivi des avances et provisions diverses, le suivi des comptes copropriétaires et fournisseurs, les comptes d‘attente, l’analyse du grand-livre etc.

Session N° 3 : Clôture des comptes en fin d’exercice comptable

Rapprochement bancaire, répartition des charges courantes et des charges travaux ou exceptionnelles, régularisation des charges individuelles d’eau, réalisation et vérification des annexes comptables, etc.

• Deux formules aux choix

La formule « complète » : de la prise en main du logiciel à la clôture des comptes en fin d’exercice, sur 3 jours,  au coût de 300 €uros.

La formule « essentielle » : tenue de la comptabilité au fil de l’exercice et clôture des comptes en fin d’exercice, sur 2 jours,  au coût de 200 €uros.

• Modalités pratiques

Les sessions de coaching se dérouleront de 9h à 13 h et de 14h à 18 h, en semaine à Copropriété-Services au 25, rue Joseph Python, 75020 PARIS.

Les jours de coaching seront programmés selon le niveau des participants et leurs disponibilités.  

Les participants devront ABSOLUMENT venir avec :

• Un ordinateur portable où Simply Syndic est prêt à utilisation ;
• Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et le listing à jour des copropriétaires ;
• les deux derniers procès-verbaux d’assemblée générale ;
• l’ensemble des justificatifs comptables (factures, contrats de la copropriété, justificatifs de règlements des copropriétaires, relevés bancaires, etc.)
• le grand livre comptable du syndic sortant le cas échéant.

Pour plus de renseignements, contactez Copropriété-Services au 01.40.30.42.82.

Vous souhaitez d’ores et déjà commandez Simply syndic à l'achat ou en abonnement en ligne ?

N’attendez pas, téléchargez l'un des bons de commande joint et renvoyez-le par mail à : contact@copropriete-services.fr