Syndics bénévoles : Attention ! l’envoi électronique ne signifie pas que vous pouvez notifier les convocations et procès-verbaux d’assemblée générale depuis votre messagerie

Syndics bénévoles :

Attention ! l’envoi électronique ne signifie pas que vous pouvez notifier les convocations et procès-verbaux d’assemblée générale depuis votre messagerie

Pourquoi cet article ?

Simplement car depuis la parution du décret N°2015-1325 sur les notifications électroniques du 21 octobre 2015 ( voir notre article du 27 octobre 2015  ) une question nous est régulièrement posée par nos adhérents syndics bénévoles :

« La loi ALUR a-t-elle autorisé les syndics bénévoles à envoyer la convocation et les documents nécessaires à la tenue de l'assemblée générale par mail en pièce jointe à chacun des copropriétaires ayant donné leur accord à la dernière assemblée générale?

Comment procéder depuis ma messagerie pour obtenir un accusé de réception du mail ? Suffit-il que les copropriétaires concernés fassent un retour de mail attestant avoir bien reçu l’intégralité du document et de ses éventuelles pièces-jointes? »

La réponse est NON ! Comme nous allons le détailler.

Depuis le dernier trimestre 2015, le syndic a effectivement la possibilité  d’envoyer aux copropriétaires les convocations, procès-verbaux d’assemblées générales et mises en demeure en lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) par voie électronique.

Mais, ATTENTION ! Cet envoi ne peut pas se faire directement depuis votre boîte mail.

Effectivement, pour être juridiquement valable, l'envoi d'une lettre recommandée électronique doit remplir plusieurs conditions essentielles que ne permet pas un envoi simple par votre messagerie, notamment :

• le tiers chargé de l'acheminement doit garantir l'identité de l'expéditeur et du destinataire ;
• les dates d'expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables ;
• un avis de réception doit être retourné à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver comme preuve « de dépôt ».

Alors, non ! Vous ne pouvez pas envoyer vos convocations, vos procès-verbaux et mises en demeure directement de votre boîte mail traditionnelle. Ces notifications n’auraient aucune valeur juridique et la copie des emails échangés avec les copropriétaires (facilement falsifiables) ne serait en aucun cas suffisante.

Les risques ? Les principaux risques encourus si vous tentiez d’envoyer vos recommandés par messagerie électronique sont les suivants :

• que vos assemblées générales soient tout simplement contestées pour des problèmes d’irrégularité sur les modalités de notifications ;
• que le syndicat des copropriétaires soit débouté devant le tribunal en cas de procédure en recouvrement de charges.

ATTENTION !

Avant d’envoyer vos recommandés par voie électronique via un opérateur postal numérique, n’oubliez pas le recueil OBLIGATOIRE des accords exprès (autorisations préalables) des copropriétaires qui devront être consignés sur le procès-verbal de l’assemblée générale les ayant informés de cette possibilité (article  64-1 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 21 octobre 2015) 

Pour en savoir plus, consultez notre dernier article du 08/01/2016 - www.arc-copro.com/sjqs - où vous trouverez la résolution type à formuler en assemblée générale ainsi qu’un modèle d’accord exprès à faire signer par vos copropriétaires.

Pour envoyer vos lettres recommandées par voie électronique en toute sécurité juridique, une seule solution donc : passer par un opérateur postal numérique.

La solution de l’ARC : ClearBUS, un opérateur postal numérique certifié, aux tarifs très avantageux négociés par Copropriété-Services pour tous les adhérents collectifs de l’ARC (2,16€ TTC l’envoi sur simple présentation de votre numéro d’adhérent, tarif dégressif en fonction du volume mutualisé de tous les adhérents).