A quoi correspond le compte « créditeurs divers » en comptabilité de copropriété ?
Bien souvent, les conseils syndicaux contrôlent le « relevé des dépenses » sans vérifier en détail la comptabilité de la copropriété.
Le motif est que pour beaucoup d’entre eux, le contrôle de la comptabilité représente un véritable suppliceet il semble plus simple de se limiter à l’analyse des charges.
Et pourtant, à partir de quelques règles à connaître, la lecture de la comptabilité de la copropriété est facilitée et permet la détection de sommes laissées en suspens qui peuvent, après leur affectation, réduire l’impact des charges.
C’est à ce titre que dès la rentrée, nous allons lancer une " journée universitaire" afin de rendre tous les conseillers syndicaux des maîtres dans la lecture et l’analyse de la comptabilité.
Afin de démontrer l’intérêt de cet exercice, à travers cet article nous allons nous focaliser uniquement sur le compte « 461 – créditeurs divers ».
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La notion de « créditeurs divers »
Les fournisseurs de la copropriété sont généralement identifiés dans les comptes « 401 – factures parvenues ».
Le compte « 461 – créditeurs divers » présente donc un autre type de tiers à la copropriété qui diffèrent des fournisseurs « standards » tels qu’ ENGIE, EDF, l’assureur ou les sociétés de maintenance des équipements.
Le compte « 461 – créditeurs divers » regroupe des tiers « particuliers ».
Il s’agit principalement des copropriétaires vendeurs qui ont laissé une somme à la copropriété ou bien des factures dont les fournisseurs n’ont jamais réclamé leurs dus.
L’intérêt de l’analyse de ce compte réside dans le fait que si les sommes qu’il « contient » sont annulées, cela représente pour la copropriété une recette.
En effet, l’annulation d’une dette de la copropriété équivaut à un enrichissement à son profit.
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Comment agir ?
Après avoir identifié les noms et les montants correspondants aux « créditeurs divers », le conseil syndical devra tirer au clair la situation.
Reprenons les deux cas évoqués.
A/ Les factures non réclamées
Il faudra vérifier de quand date la facture et les motifs du non-paiement. S’il en ressort que cette facture ne sera pas réclamée, il faudra tout simplement l’annuler et en contrepartie, enregistrer une recette pour la copropriété.
En effet, dans le cadre de l’appel du budget prévisionnel, cette facture a été supportée par les copropriétaires justifiant qu’elle bascule en produit lorsqu’elle est annulée.
B/ Les copropriétaires créditeurs vendeurs
Cette rubrique peut représenter des sommes importantes. Il faut distinguer deux hypothèses :
- Le syndic n’est plus en mesure de déterminer les noms et montants des copropriétaires créditeurs vendeurs. Dans ce cas, il ne sert à rien d’attendre : l’ensemble des montants peut basculer en produit au profit de la copropriété.
- Le syndic connait les noms et sommes des copropriétaires créditeurs. Il faut, dans ce cas, discerner deux situations :
- la mutation du lot s’est réalisée il y a plus de cinq ans, il y a prescription, les sommes sont acquises au profit du syndicat de copropriétaires ;
- la mutation du lot s’est produite il y a moins de cinq ans : il faudra conserver la somme afin de rembourser le copropriétaire vendeur s’il en fait la demande. Précisons qu’au début de la sixième année, à défaut d’être réclamée, cette somme devra basculer dans les recettes de la copropriété le délai de prescription ayant été atteint.