À quoi correspond la liste des copropriétaires jointe à l’annexe comptable 1 ?
Depuis l’entrée en vigueur du décret et de l’arrêté comptable du 14 mars 2005, doivent être jointes à la convocation d’assemblée générale cinq annexes comptables.
L’annexe 1 présente le bilan financier de la copropriété.
Ce même décret prévoit de joindre à cette annexe la situation de chacun des copropriétaires.
Cependant, comme nous allons l’expliquer, ce document n’est en aucun cas opposable au syndicat de copropriétaires.
Voyons donc tout cela en détail.
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Des documents présentés après répartition
Que ce soit le bilan de l’exercice (annexe 1) ou les comptes des copropriétaires, la situation présentée l’est après répartition des charges.
Autrement dit, les pouvoirs publics ont souhaité que soient joints à la convocation d’assemblée générale des documents qui présentent la situation des copropriétés et des copropriétaires après que les comptes ont été approuvés et répartis. Or, ces derniers ne le seront éventuellement qu’au cours de l’assemblée générale.
En effet, les copropriétaires sont libres de considérer que les comptes présentés par le syndic sont entachés d’anomalies, refusant alors de les voter en l’état.
Par conséquent aussi bien l’annexe 1 que la situation des copropriétaires sont des simulations dont la fonction est d’éclairer les copropriétaires sur les conséquences de l’approbation des comptes.
Ainsi, il faut comprendre qu’une dette d’un copropriétaire peut se décomposer en deux parties :
- les sommes exigibles dues au vote du budget prévisionnel ;
- les sommes non encore exigibles qui émanent d’un déficit du budget et qui doivent préalablement être approuvées par l’assemblée générale pour être opposables aux copropriétaires.
Cette distinction est essentielle, car beaucoup de syndics, y compris des grands groupes, envoient des appels de fonds de régularisation avant même que l’assemblée générale n’ait approuvé les comptes.
La pratique la plus courante est de profiter de l’appel de fonds du premier trimestre de l’exercice suivant pour intégrer l’appel de régularisation.
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Des documents obligatoires à joindre à la convocation d’assemblée générale
Compte tenu du manque de transparence des documents remis aux copropriétaires par les syndics, les pouvoirs publics ont normalisé plusieurs pièces.
Dernièrement, ils ont défini le contrat type puisqu’à présent, il doit impérativement être conforme au décret du 26 mars 2015.
Dans ce même esprit, le décret comptable a normalisé les cinq annexes comptables.
Ces documents qui doivent impérativement être joints à l'ordre du jour doivent respecter scrupuleusement la présentation définie par le décret du 14 mars 2005.
Conformément à l’article 11 du décret du 17 mars 1967, l’absence de l’un de ces documents dans la convocation de l’assemblée générale peut entraîner la nullité de la question qui se réfère à ces comptes.
Autrement dit, un copropriétaire peut réclamer l’annulation de la question relative à l’approbation des comptes, au motif que n’a pas été présentée l’une de ces cinq annexes. Dans ce cas, l’appel de régularisation ne serait plus exigible puisque celui-ci est conditionné au vote de l’approbation des comptes.
Pire, un copropriétaire pourrait annuler le vote du budget prévisionnel s’il démontre que l’annexe 2 qui présente le budget n’a pas été fournie.
Soyez donc vigilant en vérifiant la présence des cinq annexes comptables ainsi, et surtout, que leur contenu.
L’ARC milite à présent pour que les appels de fonds soient aussi normalisés, sachant que chaque syndic a actuellement la possibilité de les présenter comme il le souhaite en intégrant les informations qui lui semblent utiles, et que leur lecture et compréhension est souvent ardue.