Pourquoi faut-il penser à provisionner les dépenses prévisibles mais pour lesquelles il n’y a pas de facture reçue en fin d’exercice ?
Lors des contrôles des comptes ou de l’approbation des comptes, on constate parfois que le niveau des dépenses a baissé par rapport à l’année précédente.
Pourtant, le conseil syndical sait qu’il n’y a eu aucun contrat de résilié ou négocié au point de faire apparaitre une baisse aussi importante. Ce n’est pas non plus des évènements non prévisibles qui seraient intervenus l’année précédente mais pas cette année. Mais de quoi s’agit-il ?
I. L’absence d’enregistrement de dépenses
Il arrive simplement que certaines factures ne soient pas enregistrées sur l’exercice (par exemple, parce qu’elles n’ont pas été réceptionnées à la date de clôture des comptes mais après) ou que certains syndics enregistrent sur un seul exercice une facture qui chevauche 2 exercices comptables (nouveau contrat par exemple) sans appliquer un système de prorata.
De ce fait, on constate une variation du niveau des dépenses d’un exercice à un autre. Ces variations sont plus ou moins significatives et peuvent fragiliser certains copropriétaires au moment des appels de régularisation.
Pour rappel, les factures/dépenses relatives à un exercice doivent être enregistrées dans l’exercice concerné.
Lorsque la variation est importante, il est intéressant de s’interroger sur la cause et surtout sur l’éventuelle conséquence l’année suivante.
Voici l’exemple d’une copropriété qui a récemment adhéré à l’ARC.
Le syndic a reçu en 2014 de nombreuses factures de la part du fournisseur de chauffage concernant l’exercice 2013 (d’octobre à décembre) pour près de 10.000 €.
Lors de l’approbation des comptes de 2013, il a proposé à l’AG d’approuver des charges « amputées » de ces 3 mois de factures.
Les copropriétaires étaient ravis de voir qu’enfin leurs charges avaient diminué et espéraient que cette baisse se pérennise. Ils ont donc décidé de baisser le budget prévisionnel de 2014 et 2015 au niveau des dépenses de l’exercice 2013 (dont la baisse était en réalité "artificielle") …
Le syndic, n'ayant reçu les factures qu’en 2014, les a enregistrées dans les charges 2014. Au final, lors de l’AG approuvant les comptes 2014, les dépenses présentaient les 10.000 € manquants en 2013, et toutes les factures (cette fois-ci) de la part du chauffagiste sur l’année 2014.
Les conséquences : la copropriété a dû prendre en charge en 2014 les 10.000€ de 2013, et a dû faire face en plus de cela à un déficit important puisque le budget prévisionnel avait été revu à la baisse.
II. Nos conseils
1er : Vérifier vos comptes
Pensez à vérifier systématiquement les comptes et les factures avant l’AG ! On ne vous le dira jamais assez mais il est essentiel de vérifier au minimum une fois par an les comptes de la copropriété : cela permet de limiter les abus, d’identifier d’éventuelles erreurs (enregistrement d’une facture qui ne concerne pas la copropriété par exemple) et surtout d’être vigilant sur ces variations annonciatrice) de l’absence de facture. l'ARC peut vous y aider si vous êtes adhérents : www.arc-copro.com/kg52
2ème : Provisionner les factures manquantes
S’il s’avère que des factures n’ont pas été comptabilisées du fait qu’elles n’ont pas été réceptionnées, il faudra réclamer au syndic qu’il provisionne malgré tout ces factures sur cet exercice. D’ailleurs, la nomenclature comptable appliquée aux copropriétés a prévu un compte 408 pour enregistrer les factures non parvenues ayant une incidence sur l’exercice.
3ème : Comptabiliser le montant de la facture correspondant à l’exercice
Certaines factures peuvent concerner deux exercices. Il peut s’agir des factures d’assurance, d’énergie ou fluide.
La plupart des syndics enregistrent l’intégralité de la facture à la date de sa réception, ce qui a une incidence sur la réalité des dépenses de l’exercice.
C’est pour éviter cela que l’arrêté comptable du 14 mars 2005 a prévu un compte 486 : « charges constatées d’avance » pour permettre d’enregistrer la quote-part de la facture qui correspond à l’exercice en cours et mettre sur le compte 486 le montant à imputer sur l’exercice suivant.
4ème : Préparer le budget prévisionnel avec le syndic
Petit rappel : l’article 18-II de la loi du 10 Juillet 1965 précise que le syndic est chargé d’établir le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical. Certains gestionnaires (au vu du nombre important de copropriétés dont ils assurent la gestion), se contentent de reprendre les dépenses de l’exercice précédent auxquels ils appliquent un petit pourcentage d’évolution (pour tenir compte de l’inflation). Ils n’analysent donc pas réellement l'évolution des dépenses et la nature des événements (conjoncturels, structurels) qui les ont engendrés et peuvent de ce fait proposer un budget largement sous-évalué (il en est de même lorsque les dépenses ont dérapé et que le nouveau budget prévisionnel est surestimé). Autrement dit, ils ne font pas réellement de la prévision.
4ème : adhérer à l’ARC et faites vous assister lors de vos contrôles des comptes par nos spécialistes : www.arc-copro.com/kg52