Le déroulement et la tenue de l’assemblée générale doivent respecter des règles précisées dans le décret du 17 mars 1967.
En fonction de la taille de la copropriété, des horaires de convocation et de la durée de l’assemblée, le bureau auquel participe généralement le syndic en tant que secrétaire peut se heurter à des approximations notamment au regard de la comptabilisation des mandats des copropriétaires absents et représentés.
Ces errances ne sont pas anodines pour l’assemblée générale, comme le souligne la Cour de cassation dans son arrêt du 13 septembre 2018.
I. Feuille de présence : objet et modalités d’établissement
L’article 14 du décret du 17 mars 1967 dispose qu’une feuille de présence à l’assemblée générale doit être établie avant le commencement de la réunion et certifiée exacte et signée en fin de séance par le président.
Ce document atteste des copropriétaires présents ou représentés à cette réunion du syndicat, c’est donc un moyen de preuve.
Il constitue à ce titre une annexe de l’original du procès-verbal de l’assemblée générale rédigé par le secrétaire en fin de séance, paraphé et signé par le bureau.
Ce formulaire doit contenir le nom, le nombre de voix, l’adresse du propriétaire du lot, ou en cas de représentation celle de son mandataire et doit être signé par la personne présente à cette réunion du syndicat.
Le syndic, chargé en principe de la conservation des archives du syndicat des copropriétaires, doit conserver l’original du procès-verbal avec ses annexes, autrement dit la feuille de présence et les pouvoirs des copropriétaires absents et représentés.
II. L’importance des pouvoirs qui accompagnent la feuille de présence
Dans la pratique, des erreurs et omissions peuvent exister, en raison des mouvements des copropriétaires (arrivée tardive, départ prématuré), mais également des carences du bureau, président mal informé par le syndic en exercice qui assure généralement le secrétariat et détient les moyens informatiques permettant les décomptes des votes.
A l’issue de l’assemblée générale, et à tout moment, tout copropriétaire peut requérir du syndic, la copie de l’original du procès-verbal de l’assemblée générale et de ses annexes (article 33 du décret du 17 mars 1967).
En l’espèce, une copropriété sise à Nogent-sur-Marne (94) a tenu son assemblée générale annuelle le 14 mai 2013.
Un couple de copropriétaires opposants exige ensuite du syndic les annexes du procès-verbal de l’assemblée générale.
Ils décident d’engager une action judiciaire en annulation de cette assemblée dans son ensemble en s’appuyant sur un grand nombre d’éléments qu’ils considèrent comme irréguliers.
Entre autre, ils évoquent des irrégularités concernant la feuille de présence et le décompte des voix des copropriétaires présents.
Plusieurs causes sont invoquées :
- un copropriétaire qui n’a pas signé la feuille de présence n’est pas mentionné comme absent dans le procès verbal,
- mention sur la liste des absents d’une personne qui ne fait pas partie de la copropriété,
- arrivée en cours d’assemblée d’un copropriétaire mentionné comme présent dès le commencement,
- pouvoir enregistré alors qu’il n’était pas signé par le mandant.
Le Tribunal de Grande Instance de Créteil et la Cour d’appel de Paris dans sa décision n°15 - 10689 du 14 juin 2017, rejettent cette action en considérant que ces approximations étaient accessoires et se révélaient sans impact sur les résolutions de l’assemblée générale (majorités acquises et procès-verbal permettant de pallier les carences de la feuille de présence).
Ces deux copropriétaires se pourvoient en cassation.
La Cour de cassation dans son arrêt n°17 - 23292 du 13 septembre 2018 infirme partiellement la décision de la Cour d’appel en s’appuyant sur une irrégularité qui entachait la feuille de présence :
«…Attendu que, pour rejeter la demande en annulation de l'assemblée générale, l'arrêt retient que la feuille de présence est affectée d'erreurs matérielles sans conséquence sur la validité de l'assemblée générale ;
Qu'en statuant ainsi, sans répondre aux conclusions des consorts Z... qui soutenaient que l'assemblée générale était nulle en raison du défaut de signature de M. et Mme Y... sur le pouvoir donné par eux, la cour d'appel n'a pas satisfait aux exigences du texte susvisé ;
PAR CES MOTIFS : CASSE ET ANNULE… ».
Cette décision est très claire.
Une délégation de pouvoir à l’assemblée générale doit être signée, cette signature atteste de la réalité du mandat.
Un mandat en blanc signé est régulier ; un mandat comportant le nom du mandataire même écrit de manière manuscrite mais non signé ne l’est pas.
Le président de séance doit être implacable lors du contrôle des mandats des copropriétaires absents et représentés et de leur prise en compte, afin de ne pas exposer le syndicat à une action judiciaire en nullité.
La loi ELAN a précisé l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 concernant la répartition des pouvoirs donnés par des copropriétaires absents.
Depuis le 25 novembre 2018, lorsque le syndic a reçu des mandats sans indication de mandataire, « il ne peut ni les conserver pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu'il choisit ».
Le président de l’assemblée générale doit donc aussi maintenant s’assurer de la manière dont le syndic aurait distribué les pouvoirs en blanc reçus par ses soins.