Depuis l’entrée en vigueur du décret et de l’arrêté comptable du 14 mars 2005, les syndics sont tenus de produire cinq annexes comptables.
Chacune d’elles a son utilité, sachant d’autant plus qu’elles sont les seuls documents comptables que le syndic est tenu de joindre à la convocation d’assemblée générale.
Elles sont donc essentielles, car elles permettent aux copropriétaires d’avoir un bilan financier de la copropriété ou bien encore de connaître l’évolution des charges de l’immeuble.
Ceci étant, comme nous allons le constater, l’annexe 1 qui présente « l’état financier après répartition » est devenue une pièce stratégique.
En effet, elle est la principale source pour renseigner plusieurs autres documents qui intéressent aussi bien les pouvoirs publics que les potentiels acquéreurs d’un lot au sein de la copropriété.
Cette nouvelle donnée impose une vigilance encore plus accrue du conseil syndical sur les informations indiquées dans ce document.
I. Une mise à jour du Registre des copropriétés et de la fiche synthétique à partir des données de l’annexe 1
Au-delà des informations techniques telles que l’adresse et les équipements de la copropriété, les mises à jour de la fiche synthétique et du Registre des copropriétés se réalisent à partir des données financières indiquées dans l’annexe 1.
On retrouve notamment les dettes fournisseurs et des tiers, le montant du fonds travaux ainsi et surtout le montant des impayés, mettant même en exergue le nombre de copropriétaires débiteurs ayant une dette supérieure à 300 euros.
Ainsi, si l’annexe 1 est fausse ou manipulée par le syndic par divers procédés, la fiche synthétique ainsi que la mise à jour des informations figurant dans le Registre des copropriétés seront tronquées, ce qui peut avoir un effet néfaste aussi bien pour le syndicat de copropriétaires que pour les copropriétaires.
II. Des informations qui vont devenir une référence
La fiche synthétique va vite devenir un document de référence pour les potentiels acquéreurs d’un lot, qui vont la demander au copropriétaire vendeur avant de faire une proposition d’achat.
Ainsi, il est clair que le potentiel acquéreur ne sera pas rassuré s’il constate que le montant des impayés est important ou bien que le fonds travaux est très bas.
Quant aux pouvoirs publics, ils risquent, à travers le Registre des copropriétés, d’être alertés à tort par les difficultés financières que rencontrent l’immeuble, alors que cela n’est pas le cas.
Voilà pourquoi le conseil syndical devra passer au crible l’ensemble des informations figurant sur l’annexe 1.