Frais de photocopies et contrat type :
NON, NON et NON !
Suite à l’entrée en vigueur du contrat type et à nos nombreux articles qui dénoncent les pratiques inadaptées des professionnels en la matière, nous recevons régulièrement des sollicitations de copropriétaires, ou des réactions de syndics concernant l’inévitable débat autour... des frais de photocopies !
En effet, nous ne cessons de rappeler que les nouveaux contrats types ne doivent en AUCUN CAS mentionner un montant unitaire du prix de la photocopie.
Malgré nos arguments, voici le genre de réactions de professionnels qui nous sont retournées :
« Nous sommes d’accord sur le fait que les photocopies afférentes aux prestations du forfait sont couvertes par le forfait. Mais les photocopies afférentes aux prestations exceptionnelles ne sont pas couvertes par le forfait. Exemple : pour une assemblée extraordinaire pour des travaux importants, le syndic peut facturer ces photocopies. Le syndic doit donc bien indiquer le coût de la photocopie dans son contrat ».
Face aux arguments de ces professionnels, nos adhérents sont parfois un peu perdus. Prenons donc le temps, à nouveau, de faire le point sur l’inévitable question des photocopies.
- Le contrat type ne peut en aucun cas être modifié ou complété
Le contrat type est défini par décret. À ce titre, il ne peut en aucun cas être modifié. Seuls les éléments mentionnés comme tels dans le texte du décret peuvent être précisés ou rayés s’ils sont inutiles : le décret prévoit en effet que les mentions inutiles soient rayées (et pas supprimées) selon les alternatives retenues dans les « options » existantes.
Or, rien dans le contrat type ne permet de mentionner un tarif de valorisation des photocopies. Le syndic ne peut donc pas faire figurer dans son propre contrat une clause non prévue au contrat type règlementaire relative à la facturation de frais de photocopies.
- Aucune prestation ne peut être facturée en plus de la liste limitative des prestations particulières
Le contrat type est - rappelons-le - un contrat « tout sauf ». TOUTES les prestations sont INCLUSES au forfait de gestion courante SAUF celles limitativement mentionnées comme pouvant donner lieu au versement d’une rémunération complémentaire (cf. article « annexe 2 » du décret du 17 mars 1967).
Or la liste limitative des prestations particulières ne prévoit AUCUN frais de photocopies.
- Comment le syndic doit-il faire en cas de convocation d’une assemblée générale supplémentaire ?
Le contrat type a évidemment prévu cette situation.
- Honoraires du syndic pour une AG supplémentaire déjà programmée
Si l’assemblée générale est déjà prévue avant de négocier le contrat avec le syndic, il est possible de l’intégrer dans les honoraires forfaitaires, en plus de l’assemblée générale annuelle. Cela est prévu au point 7.1.3. du contrat type intitulé « prestations optionnelles qui peuvent être incluses dans le forfait sur décision des parties ». Le syndic peut ainsi intégrer dans son forfait de gestion courante les honoraires relatifs à « la préparation, convocation et tenue de .... assemblée(s) générale(s) autre que l’assemblée générale annuelle ». Il conviendra alors de préciser le nombre d’heures minimum inclus dans le forfait de gestion courante, et la plage horaire correspondante.
- Honoraires du syndic pour une AG supplémentaire en cours de mandat
Il se peut également que la nécessité de convoquer une assemblée générale supplémentaire survienne en cours de mandat. Dans ce cas, les honoraires de syndics seront couverts au titre des prestations complémentaires définies au point 7.2.2 du contrat type (et rappelées dans l’article « annexe 2 » du décret mentionné précédemment) :
7.2.2. Prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires (au-delà du contenu du forfait stipulé aux 7.1.1 et 7.1.3)
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Les éventuels frais de photocopies nécessaires à la convocation d’une assemblée générale supplémentaire seront donc couverts par les modalités de tarification prévue au 7.2.2 du contrat type, au même titre que les honoraires de syndic liés à la préparation et à la tenue de cette assemblée générale.
- En conclusion
Le syndic n’est pas un « vendeur de photocopies » et il est anormal que, pendant de nombreuses années, de grands syndics se soient « rémunérés » sur les marges issues de la facturation des photocopies à un prix bien supérieur au coût de revient d’une simple photocopie.
Ces pratiques de « rémunérations annexes » sur des prestations ne relevant pas des compétences d’un syndic professionnel représentent une dérive à laquelle le contrat type est censé mettre fin. Ainsi, comme tout professionnel qui ne vit pas de la vente de photocopies, le syndic doit intégrer ses coûts de fonctionnement et de gestion dans le tarif de ses prestations forfaitaires ou dans les prestations complémentaires limitativement listées par le décret.