Faut-il remettre aux copropriétaires la copie d’un acte modificatif au règlement de copropriété après son approbation par l’assemblée générale ?

Faut-il remettre aux copropriétaires la copie d’un acte modificatif au règlement de copropriété après son approbation par l’assemblée générale ?

Il est assez courant qu’une assemblée générale soit amenée à statuer sur une modification du règlement de copropriété pour des raisons diverses :

• Vente de parties communes (ex-loge de gardien, WC communs, combles, palier, etc.) ou suppression du service du gardien.  
• Division, réunion ou changement de consistance de lots.
• Création d’un équipement (ascenseur, porte automatique de garage, etc.).

Suite à ces changements, le/les actes modificatifs doivent être publiés au fichier immobilier pour les rendre opposables à tout tiers, dont les futurs copropriétaires.

Cependant, si les copropriétaires ont bien reçu, avec la convocation, tous les projets de ces actes modificatifs, ils ont pu faire l’objet d’amendements en assemblée générale, les copropriétaires ne disposent pas alors d’une version définitive portant le visa du fichier immobilier qui certifie la validité des dits actes.

1. L’opposabilité de l’acte modificatif

Pour que la modification du règlement de copropriété soit applicable puis opposable, rappelons qu’il faut respecter deux étapes : un vote en assemblée générale suivi d’une publication au fichier immobilier.

1. L’opposabilité aux copropriétaires : l’obligation d’un vote en assemblée générale

La modification du règlement de copropriété devient opposable aux copropriétaires (en titre à l’instant de la décision), dès lors que l’assemblée générale a statué par un vote, à la majorité de l’article 26 (en principe, sauf mentions différentes dans la loi).

Cependant, si la décision d’assemblée est suffisante vis-à-vis des copropriétaires en titre elle ne l’est pas en regard des futurs acquéreurs.

1. L’opposabilité aux tiers : l’obligation d’une publication au fichier immobilier

Régulièrement, dans un souci d’économies, mais également par défaut de conseils de la part du syndic, on constate que les copropriétés n’ont pas publié ces actes modificatifs validés en assemblée générale.

Cette attitude est très dangereuse dans la mesure où les nouveaux acquéreurs pourront, à juste titre, refuser l’application de tels actes (exemples : suppression du service de gardien, ou ceux portant sur de nouveaux tantièmes). Aussi nous rappelons la nécessité impérative de faire publier ces modificatifs, malgré le coût  de cette démarche (exemple : 1.500€, 2.500€…) et immédiatement après l’assemblée générale, sachant qu’un délai d’environ 3 mois est requis pour le moindre modificatif.

Rappel : lors de la même assemblée générale ayant voté le modificatif il est préférable de donner un mandat au syndic pour lui permettre d’effectuer toutes les démarches, ou de se faire représenter, auprès du notaire qui aura en charge l’établissement des actes authentiques aux fins de publication auprès du fichier immobilier du lieu de situation de l’immeuble.

1. Diffusion de l’acte modificatif

Constat est fait à nouveau que la copropriété, après avoir approuvé les modificatifs, ne statue que très rarement sur une diffusion de ceux-ci aux copropriétaires, une fois publiés, c'est-à-dire portant la mention d’enregistrement (date et signature du Conservateur du fichier immobilier).

D’où notre proposition d’inscrire à l’ordre du jour, la question et le projet de résolution suivant :

Question : « modalités de diffusion de l’acte modificatif aux copropriétaires » ;

Projet de résolution : « l’assemblée générale décide de diffuser l’acte modificatif tel que publié au fichier immobilier via l’étude notariale Me X, à chaque copropriétaire.

A cet effet, une fois que le syndic aura reçu l’exemplaire original conservé par le Syndicat des copropriétaires, il (ou le conseil syndical), adressera une copie intégrale, par envoi simple (exemple lors d’un appel de fonds) à chaque copropriétaire.

Ces frais seront imputés en charges générales, en frais d’administration. »

Nota : si l’assemblée ne se s’est pas prononcée sur ce point, chaque copropriétaire pourra faire une démarche personnelle : soit auprès du syndic qui le facturera suivant les dispositions de son contrat, soit auprès du fichier immobilier, coût de la copie de l’acte, 34€.

Il est évidemment important de demander au syndic de mettre ces modificatifs en ligne sur l’espace extranet de la copropriété ouvert à tous les copropriétaires. Cela peut aussi faire l’objet d’une mention dans la résolution d’assemblée générale mentionnée précédemment.