Lorsqu’un syndicat de copropriétaires désigne un nouveau syndic, il arrive fréquemment que la passation des archives et de la trésorerie fasse l’objet de difficultés, le syndic sortant trainant souvent des pieds pour restituer ce qui doit l’être.
La Cour de Cassation rappelle dans un arrêt du 8 juin 2017 les obligations légales de l’ancien syndic à l’égard de son successeur dans ce domaine.
I. Les obligations du syndic en exercice en matière d’archives du syndicat
Lors de sa désignation, le syndic doit récupérer les archives du syndicat. L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 organise ce transfert d’archives y compris par la voie d’un référé.
Le syndic est ensuite tenu de conserver les archives du syndicat (art. 33 du décret du 17 mars 1967), c’est-à-dire de les détenir physiquement et d’assumer toute responsabilité en cas de destruction volontaire ou involontaire à l’égard des copropriétaires lésés, prestation relevant de ses honoraires de gestion courante (art. 18 de la loi du 10 juillet 1965 et décret du 26 mars 2015).
Le syndicat des copropriétaires peut, par un vote d’assemblée, décharger le syndic de la conservation (en ses locaux) de ces documents, il confiera alors cette prestation à un tiers professionnel, une société de stockage.
L’ARC déconseille cette formule, tant en raison des risques de perte de documents, qu’en raison du surcoût généralement engendré.
II. Les obligations de l’ancien syndic à l’égard de son successeur en ce qui concerne les archives du syndicat
Quand une assemblée générale élit un nouveau syndic, l’ancien syndic doit remettre à son successeur la trésorerie disponible et les archives du syndicat (que ces documents soient sous sa garde ou celle d’une entreprise de stockage), dans le délai d’un mois suivant la cessation de ses fonctions (art. 18-2 de la loi du 10 juillet 1965). Il doit établir à cette occasion un bordereau de remise des pièces, dont il expédie copie au conseil syndical (art. 33-1 du décret du 17 mars 1967).
Les parties intéressées (nouveau syndic, assisté du conseil syndical) constatent fréquemment le nombre limité des pièces communiquées par l’ancien syndic.
La 3ème chambre civile de la Cour de Cassation précise dans un arrêt n° 16 – 16387 du 12 décembre 2017, qu’un syndic ne peut se défausser de sa responsabilité à l’égard du syndicat pour des anciennes archives manquantes, qu’en attestant avoir accompli toutes les démarches (amiables et judiciaires) pour récupérer ces documents auprès de son prédécesseur.
« … Attendu, d'autre part, qu'ayant exactement retenu, par motifs adoptés, procédant à la recherche prétendument omise, que la société A. était garante de la conservation des archives de la copropriété, y compris de celles de ses prédécesseurs, et constaté que cette société, qui n'avait pas transmis les pièces sollicitées, ne démontrait pas qu'elles ne seraient plus en sa possession ni avoir tout mis en œuvre pour se les procurer, la cour d'appel, qui n'était pas tenue d'explorer le contenu des dossiers du DVD-Rom de ses archives électroniques dès lors qu'il n'était pas soutenu qu'il contiendrait les pièces sollicitées, a légalement justifié sa décision »
Cet arrêt rappelle donc la jurisprudence judiciaire constante en matière d’obligations du syndic de conservation et de transmission des archives du syndicat des copropriétaires.
Le syndic est bien responsable de la transmission des archives.
De surcroît, il ne peut s’exonérer de toute responsabilité pour absence des archives de son prédécesseur que s’il a mis en œuvre les moyens juridiques à sa disposition pour les récupérer.
Dans ce dossier, l’ancien syndic avait obligation de remettre les copies de documents comptables des années antérieures à sa prise de fonction, sous astreinte de 100 € par jour de retard… Cette décision de la Cour d’Appel a donc été confirmée par la Cour de Cassation.
Nous ne pouvons qu’espérer que cette jurisprudence incite les syndics à s’assurer de la reprise intégrale des archives du syndicat, sachant que leur responsabilité pourrait être recherchée même quelques années après.