DOSSIER DU MOIS DE FEVRIER NUMERO 2
Préparez votre contrôle des comptes dès aujourd’hui : tous les conseils et outils de l’ARC
Pour beaucoup d’entre vous, la fin de l’exercice comptable de la copropriété correspond à la fin de l’année civile. Les comptes de 2013 sont donc censés être arrêtés pour commencer à saisir les écritures comptables concernant l’année 2014. Cependant, cela n’est que pure théorie. Dans la grande majorité des cas, les syndics sont encore actuellement en train de saisir les opérations concernant les comptes de l’année 2013.
C’est ainsi que beaucoup de syndics sont dans l’incapacité de remettre au conseil syndical les documents comptables concernant l’exercice 2013 au motif que l’ensemble des écritures ne sont pas encore saisies. En fonction du professionnalisme et de la réactivité du cabinet de syndic, le retard peut être plus ou moins long.
En réalité, certains syndics trouvent un intérêt à retarder au maximum la remise des documents comptables afin de réduire le délai de réalisation du contrôle des comptes par le conseil syndical et par la même des allers-retours entre le syndic et le conseil syndical pour procéder aux corrections suite aux anomalies constatées.
Il est donc important que le conseil syndical n’attende pas sagement que le syndic donne « son feu vert » pour récupérer les documents comptables. Il est indispensable d’imposer un planning permettant d’optimiser le temps afin de s’assurer que les documents comptables joints à la convocation d’assemblée générale soient corrects et conformes à la situation de la copropriété.
Voici quelques conseils :
- L’élaboration d’un planning d’action
Il est essentiel de prévoir avec le syndic un planning permettant de programmer les tâches qui devront être réalisées par les deux parties jusqu’au jour de l’assemblée générale. Il est donc important que le syndic s’engage sur la remise de documents comptables à des dates bien précises en fonction de l’avancée du contrôle des comptes.
C’est pour cela qu’il faut dès à présent prévoir la remise d’un premier grand livre. Peu importe son état d’avancement. L’intérêt est d’avoir une première visibilité de la situation et surtout un aperçu sur l’éventuel retard de saisie des écritures comptables. En règle générale, ce type « d’injonction » incitera le syndic à avancer plus rapidement sur la comptabilité de votre copropriété.
Quinze jours plus tard, le conseil syndical remettra ses premières corrections et observations en fonction des éléments constatés sur « le premier jet » du grand livre. Encore quinze jours après, il faudra imposer la présentation du grand livre définitif dans lequel auront été insérées les corrections relevées par le conseil syndical.
Voyons quoi vérifier dans « le premier jet » du grand livre.
- Les comptes de capitaux
Les comptes de capitaux ne sont pas censés diminuer, mais éventuellement augmenter. Le seul motif qui pourrait justifier une baisse des comptes de capitaux serait une décision d’assemblée générale validant l’utilisation de ces comptes ou son affectation. Il faudra donc vérifier que les comptes d’avance, à savoir : de trésorerie (compte 1031), de travaux (compte 1032) et éventuellement le fonds travaux n’ont pas diminué. À défaut, il faudra impérativement demander au syndic des explications. Rappelons que les mutations de lots ne sont pas un motif valable pour justifier la réduction d’un compte d’avance.
- Les vérifications du compte banque et des comptes d’épargne
Comme pour le point précédent, à défaut de résolutions votées en assemblée générale, le compte d’épargne ne doit pas être utilisé. À ce titre, la somme figurant sur ce compte doit être au minimum augmentée des produits financiers générés par le placement de ces fonds. En effet, la comptabilité de la copropriété doit être tenue en comptabilité d’engagement. Cela implique qu’en fin d’année le montant des produits financiers doivent être comptabilisés. Ils doivent correspondre aux taux en fonction des sommes placées.
Concernant à présent le compte banque, il faut impérativement demander au syndic de procéder à un rapprochement bancaire entre le compte banque actuellement saisi et le relevé bancaire. Cela permettra d’avoir une idée sur le retard des écritures non encore saisies. En fonction des copropriétés, on peut tolérer un retard de 15 à 21 jours.
- Le contrôle des comptes d’attente
Les écritures indiquées sur les comptes d’attente seront des opérations qui ne seront pas imputées sur le « résultat de l’exercice ». Concrètement, une dépense imputée sur le compte d’attente ne sera pas considérée comme une charge et une recette saisie en compte d’attente ne sera pas imputée comme un produit. Il est donc important que le conseil syndical scrute chaque écriture inscrite sur ce compte pour s’assurer de sa bonne imputation. À défaut, il faudra exiger qu’elles soient basculées en charges ou en produits en fonction de la nature de l’opération.
- La vérification des travaux qui ne sont pas clôturés par le syndic
Les travaux qui ne sont pas clôturés dans l’exercice ne sont pas comptabilisés dans le résultat de l’exercice. Concrètement, aussi bien les factures que les produits (appels de fonds, indemnités, etc.. ) afférents à cette campagne travaux sont imputés sur le compte 12 : « solde en attente sur travaux ». Il est fréquent que le syndic considère des travaux comme non terminés, permettant ainsi de ne pas répartir l’excédent d’appels de fonds ou de produits divers (et donc de les placer à son propre profit).
Il est donc nécessaire que le conseil syndical demande au syndic la liste des travaux ou opérations exceptionnelles qu’il considère comme non terminés. Le syndic devra alors présenter un document dans lequel il indique la date du vote des travaux, les factures reçues, les factures en attente, les appels de fonds réalisés et ceux à venir ainsi que les divers produits reçus ou à recevoir.
Vous constaterez alors qu’il y a des travaux qui n’ont jamais commencé et qu’il est peut-être intéressant de les annuler ou encore des travaux qui sont considérés comme non terminés alors qu’il manque uniquement l’imputation des honoraires de syndic. Il faudra dans ce cas, demander au syndic d’enregistrer sa facture et d’enregistrer cette campagne travaux comme terminée, permettant ainsi de repartir les éventuels excédents de produits.
- Le contrôle de la bonne gestion comptable des sinistres
Bien souvent, les syndics enregistrent au coup par coup les factures et produits provenant d’un sinistre. Il est alors fréquent qu’une facture soit imputée sur un exercice et le produit sur un autre. La gestion comptable des sinistres est donc « diluée » entre plusieurs exercices, voire même à travers plusieurs comptes comptables. Il est donc important de regrouper l’ensemble des opérations afférentes à un sinistre sur un seul et même compte qui doit être un compte d’attente.
Ce compte sera purgé uniquement lorsque l’intégralité des charges et des produits seront enregistrés. Le conseil syndical devra donc s’assurer que l’ensemble des écritures concernant ce sinistre pointe bien vers un compte d’attente.
- En attendant le « grand-livre définitif », occupez-vous de la mise en concurrence
- La mise en concurrence des fournisseurs de gaz
En janvier 2015, les copropriétés seront progressivement contraintes de sortir des tarifs réglementés. À ce titre, le conseil syndical peut, d’ores et déjà, en préparation de la convocation d’assemblée générale à venir, commencer à mettre en concurrence les fournisseurs de gaz pour obtenir des offres. L’ARC, par le biais de sa coopérative technique, a mis en place un outil internet s’intitulant : Copro-Gaz.fr qui permet d’interroger simultanément huit fournisseurs de gaz pour obtenir un tarif (voir la revue 103 de janvier 2014).
2) La mise en concurrence des contrats de maintenance
Pas la peine d’attendre le dernier jour pour mettre en concurrence les contrats de maintenance de la copropriété.
Pour cela, il est indispensable de procéder en deux étapes :
- Le conseil syndical doit se faire assister pour étudier les contrats de maintenance en vigueur au sein de la copropriété. Bien souvent, ils sont obsolètes n’étant plus adaptés à la configuration de la copropriété ou à ses équipements. C’est le cas par exemple des contrats de locations de compteurs qui ont plus de 25 ans d’âge. Rappelons que l’ARC propose à ses adhérents collectifs des consultations auprès de techniciens dans différents domaines.
- Quand il connaîtra les réels besoins, le conseil syndical pourra alors remettre le contrat de maintenance en concurrence. Pour cela, il pourra utiliser la plateforme internet : www.copro-devis.fr qui permet de faire des appels d’offre en ligne ou d’avoir des coordonnées de sociétés dans plus de 50 corps de métiers.
- L’ajustement du budget prévisionnel
Pour beaucoup de syndics, l’estimation des budgets prévisionnels de l’année en cours et des exercices suivants se limite à prévoir une augmentation de 5 à 10 % d’une année sur l’autre. C’est ainsi que l’on se retrouve avec des budgets prévisionnels surdimensionnés, ce qui force à la dépense… Il est donc capital que le conseil syndical réajuste à sa réelle valeur les budgets prévisionnels de la copropriété en fonction de sa configuration et de ses équipements. Pour cela, il pourra utiliser le site « www.Oscar+.fr » qui permet d’avoir les dépenses moyennes constatées en fonction de l’état de situation d’une copropriété.
- L’analyse et la négociation du contrat de syndic
L’entrée en vigueur de la loi ALUR est prévue pour l’été 2014 mais de nombreux décrets ne seront pas publiés. Cela ne va pas empêcher les syndics de proposer des contrats à la hausse en faisant croire qu’il s’agit d’une conséquence de la loi ALUR. Lisez nos articles et dossiers à ce sujet.
Comme on le voit, il n’est pas question pour le conseil syndical de perdre du temps. Il ne vous reste plus qu’à prendre votre téléphone et d’appeler votre syndic pour qu’il vous remette dans les plus brefs délais le grand livre et les documents nécessaires pour procéder au premier contrôle.
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Rappel pour les adhérents : vous pouvez aussi lire notre guide gratuit : « Savoir lire et exploiter le grand-livre comptable » : voir : www.unarc.fr/3wrk, et vous faire aider pour le contrôle des comptes chez le syndic.
Grâce à votre « préparation » le contrôle sera plus rapide (donc moins coûteux) et beaucoup plus efficace encore.