COPRO-GESTION, en route vers l’autonomie
La boîte à outils de l’ARC s’enrichit encore ! Afin de satisfaire aux demandes que nous recevons et d’aider au mieux nos adhérents, et notamment les syndics bénévoles, nous mettons à disposition à partir du portail de l’adhérent (www.leportaildelarc.fr) un nouveau-né : COPRO-GESTION.
- LA CONFIGURATION
Avant de pouvoir utiliser ce logiciel, il faut paramétrer votre copropriété, en passant par les 8 étapes décrites ci-dessous :
- LA PREPARATION DU BUDGET
En quelques clics, vous pourrez créer vos budgets votés en choisissant, via un menu déroulant, le poste de dépense adéquat, ainsi que la clé de répartition souhaitée.
- LES APPELS DE FONDS
Comme illustré, ci-dessous, ce logiciel vous offre la possibilité d’effectuer :
- les appels de charges courantes qui - par défaut - divisent le budget appelé en quatre trimestrialités comme c’est le cas le plus souvent, mais peuvent aussi être personnalisés en renseignant un montant, une clé de répartition ;
- les appels de charges courantes, et l’appel d’une avance (comme l’avance travaux) en un clic lorsque ceux-ci ont la même date d’exigibilité ;
- les appels de provisions travaux en fonction du budget du voté en assemblée générale et du calendrier d’appels votés avec aussi un mode personnalisé (possibilité de choisir le montant et la clé de répartition) ;
- les appels d’avances travaux, avances trésorerie, ou autres avances (solidarité, ou autres) ;
- les appels de restitution d’avances : par exemple si l’avance de trésorerie est supérieure à 1/6ème du budget prévisionnel, vous pouvez restituer le différentiel aux copropriétaires ;
- une annulation de provision travaux suite à une décision d’assemblée générale.
- LE RELEVÉ DE SITUATION
Soucieux des difficultés que peuvent rencontrer certains syndics bénévoles ne disposant pas de logiciel comptable, nous avons ici souhaité qu’ils aient une vision au jour le jour de la situation des copropriétaires. Vous pouvez ainsi enregistrer les règlements, les ventes de bips, la régularisation des comptes, etc.
Ce document a d’ailleurs une importance capitale, car si vous souhaitez constituer un dossier contentieux il vous faudra fournir un historique du compte copropriétaire débiteur depuis l’origine de la dette.
- LES AUTRES FONCTIONS
Grâce à ce logiciel, vous allez également pouvoir :
- tenir une liste à jour de vos copropriétaires avec indication des lots dont ils sont propriétaires conformément à l’article 32 du décret du17 mars 1967 ;
- la feuille de présence, pour la tenue des assemblées générales ;
- un plan comptable intégré ;
- un lexique.
Ce logiciel s’adresse aussi bien aux syndics bénévoles ne possédant pas de logiciel comptable, (ayant par exemple un contrat d’assistance comptable) qu’aux présidents de conseil syndicaux qui souhaitent disposer d’un outil afin de contrôler la gestion de leur syndic (modalités de répartition des appels selon les millièmes).
Bien entendu, ce logiciel évoluera prochainement, et nous serons à même de vous proposer les menus suivants :
- rédaction des convocations d’assemblée générale ;
- rédaction de procès-verbaux d’assemblées générales ;
- relances, mises en demeure, établissement d’échéancier de remboursement, (documents élaborés par des juristes) ;
- des fiches méthodologiques viendront l’agrémenter ;
- des tutoriels d’aides seront également proposés.
Alors si ce n’est pas encore fait, inscrivez-vous sur notre portail www.leportaildelarc.fr à l’aide de votre numéro d’adhérent et commencez votre navigation, sans oublier les autres sites de l’ARC.
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Nos adhérents qui le souhaitent, peuvent participer au test de la version 1 (jusqu’au 15 octobre) ce qui nous permettra d’affiner la version suivante de ce logiciel de gestion, qui sera complétée par les menus « assemblées générales » et contentieux.
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