Contrôlez votre convocation d’assemblée générale avec l’ARC : autopsie d’une convocation
L’article 26 du décret du 17 mars 1967 prévoit dans son dernier alinéa que « l’ordre du jour de l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical ».
Cette disposition implique donc que le syndic ne peut en aucun cas établir seul la convocation d’assemblée générale pour ensuite la soumettre pour avis au conseil syndical, il doit l’élaborer en concertation avec le conseil syndical.
Néanmoins, dans les faits, on constate que la plupart des syndics soumettent leur propre projet de convocation au conseil syndical après y avoir inscrit des questions et des résolutions abusives, voire illégales.
Ce risque est d’autant plus élevé pour les prochaines assemblées générales, étant donné que certains syndics vont essayer d’utiliser les nouvelles dispositions législatives ou réglementaires, pour obtenir le vote de résolutions à leur avantage sur la base de motifs fallacieux.
A l’ARC, nous savons qu’il peut être très complexe d’analyser efficacement une convocation. C’est la raison pour laquelle nous aidons nos adhérents à faire ce travail à l’approche de leur assemblée générale.
C’est aussi la raison pour laquelle nous y consacrons aujourd’hui ce « conseil de l’ARC ».
À titre d’exemple, nous allons présenter certains extraits (en italique dans le texte) d’une convocation d’assemblée générale élaborée par le cabinet SOGEAB EXCOGIM et qui doit se tenir le 17 décembre prochain.
Comme nous allons le constater, pas moins de neuf questions et résolutions posent gravement problème.
Nous allons donc reprendre chacune d’elles afin « de montrer » comment le syndic procède pour obtenir de l’assemblée générale un vote favorable sur la base d’informations erronées (nos commentaires sont encadrés).
Espérons que ces exemples vous aideront à mieux contrôler vos propres projets de résolutions.
- Renouvellement du cabinet SOGEAB aux fonctions de syndic et approbation du contrat de syndic
(Art. 25)
L’assemblée générale renouvelle le cabinet SOGEAB aux fonctions de syndic de l'immeuble, pour une période de 15 mois, commençant à courir ce jour, pour se terminer le 07/01/2017 étant entendu que l'assemblée générale annuelle doit se tenir dans un délai de six mois après la date d'arrêté des comptes.
L'assemblée générale approuve le contrat de syndic et fixe les honoraires de gestion pour l'exercice du 1er juillet 2015 au 30 juin 2016 à 4620,00 euros H.T. soit 5544,00 euros T.T.C.
Conformément à la législation et à la mise en place du contrat type depuis le 1er juillet 2015 : les frais administratifs, de reprographie, de notification de procès-verbaux sont désormais intégrés dans le forfait de gestion courante. L'impact financier est donc nul puisqu'il s’agit du simple déplacement de plusieurs types d'honoraires sous une même et unique rubrique.
Les honoraires seront prélevés chaque trimestre et d'avance.
Les prestations particulières donnent lieu à des honoraires spécifiques dont le détail est inscrit au contrat de syndic joint à la présente convocation et qui sont imputés soit au Syndicat des Copropriétaires soit au copropriétaire concerné.
L'assemblée générale désigne le Président de séance pour signer le contrat de syndic.
Pour rappel, afin d'être en conformité avec la nouvelle législation, le recouvrement de charges s'effectuera selon les modalités suivantes :
En cas d'appels de fonds impayés, le syndic notifiera une lettre de relance sous forme de mise en demeure avec AR imputable directement au copropriétaire défaillant concerné.
Cette lettre lui sera facturée 12,5 € HT soit 15 € TTC.
Cette première lettre de relance sera suivie d'une deuxième mise en demeure facturée directement au copropriétaire défaillant 33,33 € HT soit 40 € TTC.
Tout protocole d'accord sera désormais facturé 100 € HT soit 120 € TTC.
La transmission du dossier à l'huissier ou à l'avocat sera facturée 166,66 € HT soit 200 € TTC.
Ont voté pour :
Ont voté contre :
Se sont abstenus :
En vertu de quoi cette résolution est adoptée / rejetée
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Commentaire de l’ARC : Cette résolution présente plusieurs incohérences. Pour commencer, le contrat est signé pour une période de 15 mois commençant à courir le jour de l’assemblée générale pour se terminer le 7 juillet 2017. Or, étant donné que l’assemblée générale se tient le 17 décembre 2015, le contrat ne sera ainsi pas conclu comme indiqué pour une durée de 15 mois, mais pour 19 mois. Par ailleurs, le syndic fait croire que la nouvelle législation a imposé les modalités de recouvrement alors que dans les faits le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type a uniquement précisé les actes pouvant faire l’objet d’une facturation supplémentaire. Or, ni l’article 10-1, ni le contrat type qui reprend notamment les termes de l’article 10-1, ne prévoit la possibilité de facturer deux mises en demeure successives (les textes parlent seulement d’une relance après mise en demeure).
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- Quitus au Syndic
(Art. 24)
L'assemblée générale, après délibération, donne quitus de sa gestion au Cabinet SOGEAB pour l’exercice arrêté au 30 juin 2015.
Ont voté pour :
Ont voté contre :
Se sont abstenus :
En vertu de quoi cette résolution est adoptée / rejetée
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Commentaire de l’ARC : Le syndic maintient le vote du quitus alors que cela n’est pas souhaitable. En effet, d’une part la loi ne prévoit pas ce type de questions à insérer à l’ordre du jour et d’autre part, ce vote sera toujours au détriment du syndicat de copropriétaires. Et pour cause, dans le cas où le syndicat de copropriétaires découvrait un acte fautif du syndic, il sera alors en difficulté pour engager sa responsabilité. Rappelons par ailleurs que même les « défendeurs » du quitus reconnaissent qu’il ne devrait être accordé que sur la base d’un rapport écrit du syndic pour rendre compte de son mandat (voir à ce sujet notre article : www.arc-copro.com/6xdq).
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- Archives du Syndicat des Copropriétaires
(Art. 25)
Conformément aux dispositions de la loi du 24 mars 2014 (article 55), l'assemblée générale décide de confier la gestion des archives du Syndicat à un prestataire spécialisé retenu après mise en concurrence par le syndic, aux frais exclusifs du Syndicat.
Dans un souci de sécurisation des archives, le législateur a, en effet, voulu que celles-ci soient externalisées auprès d'un professionnel spécialisé, équipé et surtout assuré à cet effet.
En conséquence, le Syndic a pris les dispositions nécessaires pour cesser la gestion des archives, à effet du 1er janvier 2015, conformément à la législation. (Budget 5.70 € HT /lot principal)
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Ont voté pour :
Ont voté contre :
Se sont abstenus :
En vertu de quoi cette résolution est adoptée / rejetée
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Commentaire de l’ARC : L’affirmation de cette résolution est mensongère et même illégale. En effet, l’article 55 de la loi ALUR n’impose pas à l’assemblée générale de confier la gestion des archives du syndicat à un prestataire spécialisé, mais de soumettre ce choix aux copropriétaires. En aucun cas, le fait de confier les archives à une société extérieure est plus sécurisante pour la copropriété, c’est même le contraire (voir point 1 de l’abus 4037 : www.arc-copro.com/s9bf). C’est donc en toute illégalité que le syndic a pris la décision de transférer les archives à une société spécialisée et de faire supporter ce coût à la copropriété. Par ailleurs, tel qu’il est présenté dans le projet de résolution, le vote ne paraît être qu’une simple formalité, étant donné que le syndic a déjà procédé à la souscription du contrat et au transfert des archives, ce qui est anormal. Précisons enfin que si l’assemblée générale autorise le syndic à externaliser la gestion des archives, le contrat type prévoit une diminution de ses honoraires forfaitaires. Or, le contrat de SOGEAB ne prévoit qu’une diminution symbolique de 35 € TTC sur les honoraires forfaitaires annuels de 5 544 € TTC ! Néanmoins, le syndic annonce une facturation de 5,70 € HT par lot, soit pas moins de 102,60 € HT pour cette copropriété de 18 lots, auxquels il faut ajouter la TVA…
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- Accès à l'extranet
(Sans vote)
Tous les copropriétaires peuvent accéder à leur espace client sur la plateforme Internet : www.excogim.fr/espaceclient
Cet accès est offert à tous ses clients et reste parfaitement sécurisé (identifiant et mot de passe communiqué après avoir complété le formulaire correspondant).
Un mode d'emploi en ligne est également disponible sur le site www.excogim.fr/actualite/serviceenligne7ids2 Cet extranet est désormais obligatoire du fait de la loi ALUR.
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Commentaire de l’ARC : Le syndic présente ce service comme étant « offert à tous ses clients » alors que le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic précise que l’espace sécurisé doit être compris dans le forfait de base. Par ailleurs, le syndic précise que l’extranet « est désormais obligatoire du fait de la loi Alur » tout en omettant de préciser que les copropriétaires peuvent y déroger en réclamant une réduction du coût des honoraires de base… On ne sait d’ailleurs pas ce que le syndic s’engage à mettre dans cet extranet « offert ». |
- Assurance et responsabilité civile
(Art. 24)
L'assemblée générale demande à tous les copropriétaires occupants et non occupants (bailleurs) de souscrire un contrat d'assurance visant à garantir contre les risques de responsabilité civile dont le Syndicat des Copropriétaires doit répondre.
À ce titre, les propriétaires non occupants doivent impérativement adresser au syndic une attestation d'assurance PNO (propriétaire non occupant) les garantissant au titre de leur responsabilité civile.
Cette attestation doit être renouvelée et communiquée au syndic, chaque année.
Pour information, le groupe EXCOGIM a négocié des tarifications attractives pour le compte de ses clients.
Pour toute demande d'information, nous contacter par email : contact@excogim.fr
Ont voté pour :
Ont voté contre :
Se sont abstenus :
En vertu de quoi cette résolution est adoptée / rejetée
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Commentaire de l’ARC : Le syndic fait procéder à un vote sans préciser l’objet de ce vote. Par ailleurs, le syndic profite de l’assemblée générale pour « promouvoir » une police d’assurance de responsabilité civile qu’il a « négocié » et qui concerne les copropriétaires individuels et non le syndicat de copropriétaires. Cette question n’a donc pas lieu d’être mentionnée dans la convocation d’assemblée générale. Pour finir, le syndic utilise un argument fallacieux en indiquant que les copropriétaires non occupants doivent impérativement adresser au syndic une attestation d’assurance alors que cela n’est en aucun cas prévu par la loi.
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- 13. Budget prévisionnel et avance de trésorerie (Art. 24)
En raison de la mise en œuvre, imposée par la nouvelle législation, du compte bancaire séparé, le cabinet SOGEAB conseille vivement de définir des budgets et des avances de trésorerie supérieures à la réalité des dépenses de l'exercice passé.
En cas de trésorerie insuffisante, des appels de fonds exceptionnels seront effectués, même si l'échéance du prochain appel de fonds est proche, des frais pour prélèvements impayés, générés par des fournisseurs institutionnels, pourront être facturés par la banque au Syndicat des Copropriétaires ainsi que des agios importants, en cas de dépenses non planifiées (copropriétaire défaillant, provision pour expertise judiciaire, prélèvement d'une facture de combustible ou d'eau injustifiée suite à erreurs (multiples) du fournisseur institutionnel, ...) sachant qu'un compte bancaire de Syndicat des Copropriétaires ne peut être débiteur.
Le Syndic décline toute responsabilité en cas de facturation de frais bancaires liés à une trésorerie insuffisante du Syndicat des Copropriétaires.
Le Syndic attire l'attention de l'assemblée générale sur la nécessité de régler les charges de copropriété aux dates d'exigibilité. À défaut, des relances seront adressées à tout copropriétaire défaillant afin d'éviter autant que possible des situations d'impayées auprès des fournisseurs et des employés d'immeubles, générateurs de contentieux ou d'agios.
13.1°) Fixation du budget de l'exercice du 01 juillet 2015 au 30 juin 2016
(Art. 24)
L'assemblée générale décide de fixer le montant du budget prévisionnel de l'exercice du 1er juillet 2015 au 30 juin 2016, initialement fixé à 24 000 euros, à la somme de 24 350,00 euros.
Ont voté pour :
Ont voté contre :
Se sont abstenus :
En vertu de quoi cette résolution est adoptée / rejetée
13.2°) Fixation du budget prévisionnel pour l'exercice du 01 juillet 2016 au 30 juin 2017
(Art. 24)
L'assemblée générale, après délibération, arrête le budget prévisionnel pour l'exercice du 1er juillet 2016 au 30 juin 2017 à la somme de 24 350,00 euros, qui pourra éventuellement être révisé à l'occasion de l'assemblée générale qui sera appelée à statuer sur les comptes de l'exercice arrêté au 30 juin 2016, pour tenir compte des dépenses réelles enregistrées.
Les provisions seront appelées par quart, et deviendront exigibles au 1er jour de chaque trimestre.
Ont voté pour :
Ont voté contre :
Se sont abstenus :
En vertu de quoi cette résolution est adoptée / rejetée
13.3°) Fixation de l'avance de trésorerie
(Art. 24)
Le montant de l'avance de trésorerie actuellement de 7 147.00 euros, est fixé à 7 400 euros.
Ont voté pour :
Ont voté contre :
Se sont abstenus :
En vertu de quoi cette résolution est adoptée / rejetée
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Commentaire de l’ARC : Le syndic utilise les nouvelles obligations issues de la loi Alur concernant l’obligation de compte bancaire séparé sans dérogation possible (pour les copropriétés de plus de 15 lots) pour justifier une augmentation du budget prévisionnel ainsi que du montant de l’avance de trésorerie afin d’éviter un éventuel « déficit de trésorerie ». Cet argument est bien entendu injustifié étant donné que la mise en place d’un compte bancaire séparé n’implique pas un déficit de trésorerie. Et pour cause, la grande majorité des syndicats de copropriétaires disposent sur leurs comptes bancaires de sommes « dormantes » émanant de comptes d’avance, de copropriétaires vendeurs créditeurs, d’indemnités de sinistres non utilisées,... permettant ainsi de palier une éventuelle insuffisance d’appels de fonds. D’ailleurs, nous avons déjà démontré (suite à une étude réalisée auprès du cabinet Oralia) que le nombre des copropriétés présentant un découvert est infinitésimal.
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- Fixation du montant maximum des dépenses pouvant être engagées par le conseil syndical sur délégation de l'assemblée
(Art. 25)
Il s'agit d'un mandat pouvant être donné par l'assemblée au conseil syndical de pouvoir décider d'engager des dépenses dont elle détermine le montant maximum.
Il est précisé que ce montant s'entend par engagement de dépenses.
Ce montant est fixé à 5 000 euros HT.
Ont voté pour :
Ont voté contre :
Se sont abstenus :
En vertu de quoi cette résolution est adoptée / rejetée
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Commentaire de l’ARC : Cette résolution est illégale, étant donné que l’assemblée générale ne peut pas donner un mandat large au conseil syndical dont la seule limite serait le plafond d’un montant. En effet, l’article 21 du décret du 17 mars 1967 précise que « la délégation doit porter sur un acte ou une décision expressément déterminée ». Par ailleurs, l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que toute délégation de pouvoir se limite uniquement aux décisions relevant de l’article 24.
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- En application de l'article R. 1334-29-5 du code de la santé publique, induite par le décret n° 2011-629 du 3 juin 2011, actualisation du diagnostic amiante (D.T.A.) des parties communes.
(Art. 25)
L'Assemblée décide la mise en application de l'article R. 1334-29-5 du code de la santé publique, induite par le décret n° 2011-629 du 3 juin 2011, concernant l'actualisation du diagnostic amiante (D.T.A.) des parties communes.
Ont voté pour :
Ont voté contre :
Se sont abstenus :
En vertu de quoi cette résolution est adoptée / rejetée
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Commentaire de l’ARC : Le syndic demande aux copropriétaires de voter une actualisation du diagnostic amiante sans indiquer si celui-ci a déjà été préalablement réalisé. En effet, il serait étonnant que la copropriété ne soit pas déjà en conformité avec une obligation datant de 2011.
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- Questions d’administration courante et travaux d’entretien et de réparation (Art. 24)
- Questions d'administration courante
(Art. 24)
Il est demandé au syndic de :
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Ont voté pour :
Ont voté contre :
En vertu de quoi cette résolution est adoptée / rejetée
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Commentaire de l’ARC : Le meilleur pour la fin. Ce syndic prévoit une question ouverte pouvant donner lieu à un vote alors que l’article 10 du décret du 17 mars 1967 précise que seules les questions expressément inscrites dans l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote en assemblée générale, ce qui a mis fin à la pratique des « questions diverses » qui ne peuvent désormais en aucun cas aboutir à un vote.
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Cette analyse confirme l’intérêt de procéder à une analyse approfondie de la convocation d’assemblée générale, d’autant plus lorsqu’elle est élaborée unilatéralement par le syndic.
C’est pour cela que l’ARC a mis à la disposition de ses adhérents des consultations aussi bien juridiques que techniques, permettant d’aborder sereinement l’ensemble des questions portées à l’ordre du jour.
Pour cela, nos adhérents peuvent convenir d’un rendez-vous auprès de l’accueil de l’ARC pour contrôler la conformité des questions et résolutions portées à l’ordre du jour (ils peuvent également se rapprocher du secrétariat de Copropriété-Services pour toute question technique).
N’hésitez donc pas à solliciter les différents services de l’ARC en fonction de vos besoins et attentes.