Conseils syndicaux : comment bien contrôler vos comptes ?

Conseils syndicaux :

comment bien contrôler vos comptes ?

 

 

L’assemblée générale arrive. Vous êtes membre d’un conseil syndical. Les comptes ont-ils été bien contrôlés ? Avez-vous vérifié que toutes les dépenses étaient justifiées ? que les factures étaient contrôlées efficacement (engagements légaux ; objet ; bonne application des indices ; TVA...) ? Que les dérives de consommations éventuelles avaient été repérées et éventuellement corrigées ? etc, etc.

 

Bref, avez-vous fait mieux que de simplement « pointer » des factures ?

 

Beaucoup de conseillers syndicaux - et cela se comprend - ne savent ni ce que veut dire contrôler les comptes de la copropriété, ni comment s’y prendre. C’est dommage car - comme on le voit tous les jours - grâce aux contrôleurs de l’ARC qui assistent les conseils syndicaux, on peut récupérer beaucoup d’argent et éviter beaucoup de « dérives » en contrôlant correctement les comptes.

 

Nous allons, en quelques pages vous expliquer ce dont il s’agit et comment il est possible de vous y prendre, même si vous n’avez aucune compétence préalable dans ce domaine.

 

I. Contrôler les dépenses : quelles questions se poser ?

 

Il vous faut contrôler les dépenses sous plusieurs angles, en vous posant quelques questions :

 

1. Factures concernant des contrats (assurance, ascenseurs, etc.).

Quelles sont les augmentations appliquées? Sont-elles justifiées par le contrat et raisonnables (si la formule du contrat n'est pas raisonnable, il faudra la renégocier).

 

1. Factures concernant les petits travaux hors contrat

De quoi s'agit-il ? Le conseil syndical a-t-il été consulté ? Ne s'agit-il pas d'une charge de nature privative ? La facture est-elle détaillée en main-d'œuvre et fourniture ? Le nombre d'heures est-il raisonnable ? Le prix horaire est-il raisonnable ? Etc.

NB : si une personne a été désignée pour suivre les menus travaux, il faudra voir avec elle ce qu'elle en pense.

Attention : certains syndics passent en charges courantes des travaux qui auraient dû être votés à part en assemblée générale (avec mise en concurrence et devis spécifiques), comme par exemple le changement complet d'une porte d'entrée. Il faudra évidemment relever ces éventuelles pratiques illégales et agir en conséquence.

 

1. Fluides (combustible, chauffage, eau, électricité)

Là aussi, il faudra contrôler les quantités, mais également leurs évolutions d'une année sur l'autre ainsi que les prix unitaires (cela également en relation avec les personnes chargées de suivre ces problèmes au sein du conseil syndical ) ; en ce qui concerne les prix du fioul, il faudra contrôler que le prix payé est un bon prix (NB : sur le site Internet de Coprodevis, vous avez les prix négociés chaque jour...) ; pour tout ce qui est de ces problèmes (chauffage, eau, électricité), nous vous renvoyons aux chapitres correspondants du guide « Faites baisser les charges de votre copropriété ».

 

1. Frais de personnel

Là encore, il vaut mieux contrôler les feuilles de paie régulièrement (tous les trois mois par exemple) et ne pas attendre douze mois pour repérer un éventuel problème lié à une maladie, un congé, une prime, ou un remplacement, etc.

 

1. Contrôle des dépenses liées à des procédures judiciaires

Épluchez les factures d'avocat, d'huissier, de syndic; vérifiez si la dépense est commune ou privative, si elle est justifiée par un travail précis, si elle n'est pas excessive, etc.

 

1. Contrôle des dépenses liées à un sinistre

Frais de syndic, travaux provisoires, remise en état définitive, niveau des indemnités... tout doit être contrôlé.

 

1. Honoraires et frais de syndic

Ce poste de charge atteint désormais facilement 15 % des charges. Il n'est donc pas inutile de passer un peu de temps à vérifier toutes les factures de syndics et tous les frais (photocopies, envois) de plus en plus nombreux qui font l'objet de ces facturations. Surprises à peu près garanties : réunions plus longues sur la facture que dans la réalité, nombre de photocopies plus élevé, prix unitaire différent de celui négocié, etc.

N'ayez surtout pas l'impression d'être mesquin en contrôlant et en exigeant des redressements. Au contraire. Ce sont surtout ces surfacturations qui sont mesquines.

 

1. Dépenses imprévues

Il faudra bien repérer les dépenses imprévues (travaux sur la chaufferie ou ascenseur, plomberie, serrurerie, maçonnerie) et savoir là encore si tout a été fait dans les règles par le syndic, pour un prix raisonnable (avec Internet, maintenant, on peut facilement vérifier que le prix des fournitures est ou non
raisonnable) et si les dépenses ont été engagées après consultation du conseil syndical lorsque celle-ci est obligatoire ; si une dépense est liée à du vandalisme, à un vol, à un sinistre, il faudra contrôler que l'assurance a été actionnée, etc.

 

Dans notre guide « Faites baisser les charges de votre copropriété », nous consacrons tout le chapitre 4 à expliquer comment contrôler à fond une facture et comment ne  passer à côté d'aucun problème potentiel.

 

II. Contrôle des comptes : que faire ?

 

Contrôler les comptes c'est aller plus loin que le contrôle des dépenses. D'une part, c'est contrôler les recettes ou produits (en dehors des versements des copropriétaires). D'autre part, c'est contrôler les comptes de bilan du syndicat des copropriétaires.

Ce contrôle est très rarement fait, mais s'avère pourtant à la fois indispensable et surtout financièrement toujours très productif (voir chapitre 5 du guide « La Maîtrise des charges en copropriété »). Nous donnons simplement ci-dessous (pour vous donner envie d'aller plus loin) la liste des opérations de contrôle concernant les recettes et les comptes de bilan.

Contrôle des recettes (produits)

1. Produits financiers des placements éventuels.
2. Produits des locations.
3. Indemnités de sécurité sociale.
4. Indemnités d'assurance.
5. Intérêts de retard sur les débiteurs.
6. Indemnités suite à un jugement.
7. Vente de clefs, cartes magnétiques, etc.

Contrôle des comptes de bilan

1. Analyse des comptes de trésorerie (niveau moyen de la trésorerie et possibilité de placement au profit de la copropriété).
2.  Analyse des comptes dits de capitaux (avances diverses, fonds de roulements, comptes travaux non affectés) et de leur utilisation ou de leur utilité réelle.
3. Analyse des comptes des copropriétaires (présents ou ayant vendu) y compris les comptes créditeurs.
4. Analyse des comptes fournisseurs non soldés.
5. Analyse du ou des comptes concernant les gros travaux.
6. Analyse du compte sinistres (assurance).
7. Analyse du compte intérêts de retard et indemnités de procédure (une mine d'or).
8. Analyse des comptes d'attente:

-  comptes « poubelle » débiteurs cachant souvent des erreurs de
syndics (actuel ou anciens) ;

- compte d'attente cachant des produits non affectés à reverser
aux copropriétaires, par exemple.

9. Analyse des comptes de créances douteuses.

 

Encore une fois, nous expliquons dans notre guide sur « La Maîtrise des charges » comment procéder et tout ce que permet de relever (et d'améliorer) l'analyse rigoureuse de ces comptes.

 

III. Comment faire le contrôle chez le syndic ?

 

Si vous allez faire le contrôle chez le syndic, faites attention: un contrôle passe très rapidement (une demi-journée ou une journée) et il faut aller vite. Vous aurez besoin de nombreux documents justificatifs ou de justifications.

 

Il faut donc informer à l'avance le syndic à ce sujet et lui demander de préparer impérativement tous les documents nécessaires. Nous allons voir qu'ils sont nombreux.

 

Beaucoup de contrôles se déroulent ainsi : le syndic prépare une liste des dépenses (état des dépenses) établie en général par grille de charges : charges communes (frais de personnel, assurance, frais de syndic, petits travaux), charges par bâtiment, charges spéciales (ascenseurs, chauffage). En réalité, il se contente d'établir un facturier qui contient uniquement les factures.

 

Conséquence : à chaque fois que vous demanderez un autre justificatif (voir plus bas), il vous répondra: « Je le rechercherai et vous l'adresserai » (ce qu'il fait une fois sur dix). Pour éviter cela, il faut donc écrire à votre syndic avant le contrôle pour lui demander de préparer (pour les mettre à votre disposition) d'autres justificatifs.

 

1. Documents à demander au syndic pour le contrôle des dépenses.

 

Il s'agit :

• des ordres de services adressés par le syndic aux entreprises avant de faire les travaux (nous parlons des travaux d'entretien courant) ou de livrer des fournitures (par exemple, le fioul) avec les prix convenus (surtout pour le fioul) ;
• des devis éventuels (quand il y en a eu ou qu'ils sont obligatoires) ;
• des bons d'attachements adressés par l'entreprise avec la facture, bons d'attachements qui précisent l'heure d'arrivée du ou des ouvriers, leurs noms, leur heure de départ et qui doivent être signés par une personne liée à la copropriété (gardien ou autre) ;
• de la preuve que le conseil syndical a bien été consulté pour les dépenses supérieures à un certain seuil (voté par l'assemblée générale). Si vous avez un doute - il peut y avoir de nombreuses factures - demandez ces documents même si vous êtes membre actif du conseil syndical, voire si vous êtes le président ! ;
• des feuilles de paie des gardiens ou employés d'immeuble, mais aussi des justificatifs d'arrêt maladie, remboursement de sécurité sociale, etc. ;
• des justificatifs concernant les augmentations contractuelles (indices, photocopie des bulletins officiels ou références) ; c'est la preuve que les formules d'indexation ont été contrôlées par le syndic ;
• du listing des consommations individuelles par compteur et par lot en cas de compteurs d'eau individuels ou répartiteurs de chaleur ;
• si vous avez un chauffage collectif: des degrés jour unifiés correspondant à la saison de chauffe de votre immeuble (de la date d'ouverture du chauffage jusqu'à sa date de fermeture) ;
• en cas de contrat concernant une intervention en parties privatives (désinsectisation ; entretien de robinetterie) : du rapport d'intervention détaillé (précisant quels logements n'ont pas été visités) ;
• d'une photocopie des pages des carnets d'entretien obligatoires de la chaufferie et de l'ascenseur concernant l'année ;
• d'une copie des pages du carnet du gardien concernant les relations avec les entreprises ;
• et évidemment de tous les contrats concernant l'immeuble et de leurs avenants (de façon à vous y reporter en cas de besoin).

 

À noter: on ne s'imagine pas la difficulté qu'il y a, en cours de contrôle, à obtenir tous ces documents si ceux-ci n'ont pas été demandés au préalable. On ne s'imagine pas non plus l'efficacité que l'on peut atteindre lorsque l'on dispose de ces documents. Pour les obtenir, il suffît que vous adressiez un courrier une ou deux semaines avant le contrôle où vous direz à peu près ceci : « Cher syndic, en vue du contrôle des comptes du [...], je vous demande de bien vouloir préparer et mettre à notre disposition en plus des factures, les documents suivants indispensables au contrôle: [...] ».

2. Documents à demander au syndic pour le contrôle des comptes

Aussi important que le contrôle des dépenses, il y a le contrôle des comptes au sens strict. Voici une liste non exhaustive des documents et justificatifs nécessaires :

 

• détail des comptes fournisseurs créditeurs, date et objet précis des factures non payées (ou des avoirs dus) restant impayés ;
• toute justification concernant le solde des comptes débiteurs des copropriétaires vendeurs (anciens copropriétaires) ;
• justification de toutes les dettes dites irrécouvrables (y compris en produisant les ordonnances de collocation en cas de procédure d'ordre, suite à une vente judiciaire) ;
• date de vente de tous les lots dont les comptes restent créditeurs après la vente ;
• justification ligne à ligne de tous les comptes d’attente, y compris les comptes procédures ; justification complète des écritures des comptes sinistres (dépenses, recettes) ;
• justification des soldes (créditeurs ou débiteurs) des éventuels comptes travaux (explications, dates).

Si vous ne disposez pas de toutes ces justifications et explications extracomptables, vous passerez forcément à côté de très nombreux trésors qui resteront toujours cachés dans vos comptes au seul profit du syndic. Prenons quelques exemples :

 

• Pourquoi y a-t-il une facture au crédit du compte fournisseurs de 3 252,78 € qui remonte à deux ans (facture imputée deux fois et payée une seule fois? Entreprise ayant fait faillite? Facture contestée et non due ?) ? Etc.
• Quelle est cette somme de 2 027 € au crédit du compte sinistres (une vieille indemnité d'assurance jamais re-créditée en compte de charges alors que la dépense a été débitée depuis longtemps) ? Etc.

 

Tout cet argent qui dort dans vos comptes ne dort pas pour tout le monde. Il augmente votre trésorerie, donc la masse d'argent dont dispose le syndic pour effectuer des placements à son seul profit (en cas de compte unique, soit dans 95% des cas) et serait bien mieux, soit sur un compte rémunéré au profit du syndicat des copropriétaires, soit tout simplement dans votre poche, soit en diminution des charges...