Comment détecter le syndic qui conviendra à votre copropriété ?
Souvent les membres du conseil syndical sont confrontés au même problème : comment trouver un bon syndic ? Lorsqu’ils échangent avec un prétendant syndic tout paraît parfait : des conseils pertinents pour gérer au mieux la copropriété, des promesses de transparence et de collaboration avec le conseil syndical : « la perle rare ».
Et pourtant, après l’avoir élu, on s’aperçoit que c’est « blanc bonnet et bonnet blanc ». Les mêmes critiques que le précèdent et parfois encore davantage. Comment alors éviter de se tromper ?
La première règle à comprendre est qu’il ne faut pas chercher « le bon » syndic, mais « le syndic adapté à la configuration de la copropriété ». Pour cela il faut déjà commencer par faire un inventaire des points forts et faibles de sa copropriété.
|
À noter : nous avons mis au point sur notre site www.unarcom.fr des forums par SYNDIC.
N’hésitez donc pas à aller voir ce que les adhérents collectifs de l’ARC pensent de leur syndic ou ancien syndic.
A noter que ce site est réservé aux seuls adhérents collectifs.
|
- L’inventaire de sa copropriété
Avant de rechercher le syndic approprié, il faut savoir ce que l’on attend de son gestionnaire, au-delà bien entendu de la gestion courante. Pour cela, le conseil syndical doit lister les points forts et faibles de sa copropriété ainsi que les projets que le conseil syndical souhaite réaliser.
Voici une liste non exhaustive des points que l’on peut répertorier :
|
Les points négatifs
|
Les points positifs
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Les projets que la copropriété souhaite réaliser
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ce petit inventaire très utile permet de questionner en amont le futur gestionnaire sur les conseils ou outils qu’il peut mettre à la disposition des copropriétaires et du conseil syndical pour faire face aux projets de la copropriété. Vous constaterez alors deux types de gestionnaires : ceux qui ont de l’expérience et qui savent gérer ces types de projets et ceux qui sont dépassés. Dans le dernier cas, demandez où sont les toilettes et fuyez vite!
- L’inspection du cabinet de syndic
Pendant longtemps, les cabinets de syndic préféraient avoir l’ensemble des services en interne. Ils faisaient eux-mêmes les photocopies, l’affranchissement, le contentieux, la comptabilité, le recouvrement, etc… Ce temps est révolu ; les syndics réduisent leurs coûts de gestion interne en optant pour une politique d’économie d’échelle.
Pour cela, beaucoup font appel à des prestataires extérieurs qui se chargent des tâches administratives de gestion courante (affranchissement, photocopies, mise sous pli, déclaration de sinistres…) D’ailleurs, de plus en plus de cabinets de syndic se réduisent à la plus simple expression : bureau, ordinateur, gestionnaire. Tous les services, outils de travail et de production sont soit externalisés, soit gérés de façon centralisée dans un « call center ».
Le cabinet de syndic est donc dépendant d’une autre structure qui peut être elle-même dépendante d’une autre société. Une configuration qui ne permet pas au final d’assurer une bonne gestion autonome des copropriétés. D’ailleurs bien souvent, on remarque une évaporation des informations entre les différents services obligeant le conseil syndical à attendre que le gestionnaire se mette en relation avec le bon service pour apporter la réponse souhaitée. Pire, il n’est pas rare de constater que le gestionnaire est ensuite incapable d’expliquer les documents produits par le service externalisé réduisant le rendez-vous à la phrase suivante : « Je me renseigne et je vous rappelle… ».
Pour éviter ces très mauvaises surprises, n’hésitez pas à faire le tour du cabinet. Demandez à visiter les différents services (comptables, contentieux, gestion des sinistres…). Vérifiez s’il possède en interne du matériel nécessaire pour faire de la reproduction de documents à grande échelle. Contrôlez aussi s’il dispose d’une salle de réunion adaptée à la configuration de votre copropriété pour assurer les assemblées générales ou les réunions du conseil syndical préalables à l’élaboration de la convocation d’assemblée générale. Vérifiez où sont déposées les archives des copropriétés. En interne ? Scannées sur un serveur ? Disponibles sur place ? À la demande ? Les délais de remise des documents? Cela peut s’avérer extrêmement important lorsque le conseil syndical souhaitera procéder en cours d’exercice à un contrôle inopiné chez le syndic ou bien lorsqu’il devra réaliser le contrôle des comptes de fin d’exercice. En effet, souvent, il manque dans la liasse remise par le syndic des documents qu’il est intéressant de consulter immédiatement.
Autre action « moins conventionnelle », mais très efficace consiste à écouter les conversations de couloirs ou de bureau. Bien souvent, les employés des cabinets parlent avec des copropriétaires ou des membres de conseil syndicaux. Vous verrez alors s’ils leur parlent avec respect ou plutôt avec mépris. Cela pourra vous donner une idée de la façon dont vous serez traités si vous optez pour ce syndic.
- Les cas concrets
Il faut le savoir qu’avant d’être un gestionnaire de biens, le syndic est avant tout un bon commercial. En effet, il doit savoir vendre son cabinet lorsqu’il est sollicité par des conseillers syndicaux en prospection ou savoir vendre en assemblée générale les « offres » développées par son cabinet. (service d’urgence, forfaits en tout genre, audit ascenseur, audit énergétique, …).
Le conseil syndical doit donc s’assurer que les arguments commerciaux ne sont pas du ba-ra-tin. Pour cela, il ne devra pas hésiter à vérifier les affirmations du gestionnaire avec des cas concrets de copropriété que le syndic a lui-même géré. Par exemple, si le gestionnaire avance qu’il a déjà géré une rénovation énergétique (terme très vaste) n’hésitez pas à lui demander qu’il vous montre concrètement comment il a géré la situation (appels d’offre, gestion des copropriétés, comptabilité…).
Demandez dans tous les cas qu’il vous présente des annexes comptables et un grand livre tenus par ses soins afin de vérifier comment sont gérées comptablement les copropriétés. Dans l’idéal, demandez qu’il vous montre la comptabilité d’une copropriété ayant les mêmes caractéristiques que la vôtre.
Grâce à cette analyse, vous pourrez constater s’il y a des fournisseurs impayés, des comptes d’attentes, une trésorerie négative, des travaux en attente, etc.. Par ailleurs, vous pourrez constater si ce grand livre vous parait lisible ou bien si les écritures sont inexploitables. Cette donnée sera fondamentale pour assurer un contrôle des comptes efficace, dans l’hypothèse où vous optez pour ce cabinet. S’il refuse, levez-vous tranquillement de votre chaise et dites-lui au revoir.
- Revendiquer votre adhésion à l’ARC
La plupart des syndics professionnels considèrent l’adhésion du conseil syndical à l’ARC comme une bonne initiative. Ils savent qu’ils pourront compter sur un conseil syndical formé prêt à assister le gestionnaire dans l’administration de la copropriété.
D’autres en revanche n’apprécient pas que le conseil syndical soit adhérent à l’ARC. La plupart du temps, il s’agit des syndics « épinglés » sur le site de l’ARC. Ils ont souvent tendance d’ailleurs à dissuader les membres du conseil syndical de rester adhérent à l’association.
Pour cela ils utilisent plusieurs arguments vides de sens : « l’ARC ne nous aime pas », « tout ce que l’ARC dit est faux (et moi tout ce que je dis est juste )»... Bref, vous en entendrez : « des vertes et des pas mûres ».
Alors le mieux est de crever l’abcès et de revendiquer dès le début de l’échange votre adhésion. Si la tête du gestionnaire commence à changer de couleur ou qu’il fait des grimaces, dites-lui premièrement que l’ARC n’est pas « un gros mot » et deuxièmement que l’ARC n’est pas contre les syndics, mais contre la mauvaise gestion. Il est clair que ce syndic ne sera pas enclin à travailler avec un tel conseil syndical.
Il considérera que toutes les idées viennent de l’ARC et donc par définition sont mauvaises ou contraires à ses intérêts.
Autre conseil : prenez tout de même son contrat (voir plus bas) et sortez du cabinet en lui expliquant que le meilleur moyen de ne pas être « traqué » par l’ARC, c’est d’être un bon syndic qui sait rester à sa place.
- Comparez les contrats et les prestations
D’une proposition de contrat à une autre, les offres sont extrêmement différentes.
Pour certains, on parle de contrat tout compris, par d’autre de forfait, et d’autre de contrat de base avec des prestations particulières.
Le conseil syndical devra être vigilant et ne pas être séduit trop rapidement par ces nouveaux contrats dits « au forfait » qui peuvent paraître plus intéressants. L’ARC a pu constater que certains syndics récupéraient « le manque à gagner » des contrats « forfaits » par des honoraires illégaux ou abusifs.
Il peut donc être intéressant de comparer les contrats et surtout de repérer les meilleurs tarifs proposés dans chaque contrat. Cela permettra de pouvoir mieux négocier son contrat de mandat.
Exemple : si le syndic vous propose un coût de la copie à 0.20 €, dites-lui que tel syndic le propose à 0.10 € ou bien s’il vous propose la mise en demeure à 48 € dites-lui que tel et tel syndic le propose à 25 €. Cette négociation préalable reste essentielle, car après la signature votre champ d’action est quasi nul.
Bien entendu, en fonction du nombre de lots que vous représentez, vous pourrez avoir plus ou moins d’influence lors des négociations.
Rappelons que nous avons édité en octobre 2012 un nouveau guide à 2 € (gratuit pour nos adhérents collectifs) : « Contrat de syndic : comment bien le négocier ? » qui non seulement donne les tarifs bas, « médians » et hauts constatés, prestation particulière par prestation particulière mais donne aussi une liste de TOUS les abus constatés et la façon de les faire supprimer.
À titre indicatif, voici tous les points étudiés dans ce guide :
- Assurance de responsabilité.
- Durée du mandat.
- Préparation d’assemblée générale.
- Tenue du conseil syndical préalable à l’assemblée générale annuelle.
- Assemblée générale annuelle.
- Archives.
- Visites de la copropriété.
- Déclaration de sinistre.
- Indexation des honoraires.
- Relance simple en cas d’impayés.
- Relance par lettre recommandée avec AR.
- Honoraires pour gros travaux.
- Gestion des urgences sur la copropriété.
- Frais de prise en charge de la copropriété.
- Honoraires pour gestion des sinistres.
- Les forfaits supplémentaires.
- Forfaits administratifs.
- Forfait de « bureau ».
- Forfait informatique.
- Forfait de « scénarisation ».
- Forfait urgences 24 heures/24.
- Forfait pour appel de fonds.
- Forfait pour prélèvement mensuel.
17. Les frais privatifs.
|
Nous consacrerons bientôt un autre article aux outils mis en place pour aider nos adhérents à décrocher la « perle rare ».
En attendant, vous pouvez vous procurer notre excellent petit guide à 10 € aux Editions VUIBERT : « Bien choisir son syndic de copropriété » :
http://fr.calameo.com/read/00001585636d302fb37a5?authid=BOoTJBN7buPj et ses 33 petits chapitres très efficaces...
|