Cogestion : convention de cogestion - adaptation
Un des syndics (ils seront de plus en plus nombreux) qui acceptent d’assurer la cogestion, nous a fait quelques propositions d’adaptation de notre convention de cogestion.
Voici - en rouge - ses propositions qui permettent de mieux intégrer les nouveaux usages d’Internet.
Convention de cogestion
Préambule
Le syndicat des copropriétaires de la copropriété…….. a accepté (assemblée générale du……..) de donner mandat au conseil syndical pour que celui-ci assure :
- le suivi du travail des prestataires de service ;
- celui du contrôle de la bonne exécution des contrats de maintenance ;
- ainsi que l’identification, la commande, le suivi des petits travaux rentrant dans le budget des charges courantes.
Cette délégation - expressément prévue par l’article 25 a) de la loi du 10 juillet 1965 instituant un dispositif de COGESTION ou de DÉLÉGATION PARTIELLE de GESTION - a été acceptée par le syndic…………...
Le présent contrat - approuvé par l’assemblée générale et annexé au procès-verbal de l’assemblée générale comme au contrat du syndic - fixe les droits et obligations du syndic et du conseil syndical dans le cadre de cette délégation dont il précise les limites ceci dans l’intérêt des deux parties et du syndicat des copropriétaires.
I- Suivi des prestataires de service sous contrat et de la bonne exécution des contrats de maintenance |
- Droits et obligations du syndic
- Fournir au conseil syndical (président ou personne habilitée) une liste exhaustive des contrats de prestation de service (ainsi que les contrats de fournitures types EdF, GDF, France Télécom, eau… ?) et copie de ces contrat ; ou un accès à un extranet gratuit sur lequel les contrats sont consultables/téléchargeables.
- Transmettre au Conseil Syndical une adresse le mail et privilégier les échanges par ce biais.
- Informer les prestataires sous contrats, que le suivi de la bonne exécution de leurs obligations sera effectué par le président du conseil syndical ou la personne par lui déléguée.
- Communiquer au conseil syndical, toute facture ou copie de facture liée aux contrats pour lesquels il y a délégation ou émise par le prestataire hors contrats avant paiement, pour approbation.
Cette communication pourra se faire globalement (toutes factures confondues), périodiquement (une fois par mois par exemple), par Internet ou au cabinet selon des modalités à préciser.
Le conseil syndical définira avec le syndic la procédure de contrôle et d’autorisation de payer des factures (factures sous contrat et hors contrat) étant entendu que le syndic ne peut se dessaisir de l’original des factures.
- Transmettre au conseil syndical toute correspondance reçue du prestataire, notamment celle concernant les dates de passage.
- Informer le conseil syndical de toute renégociation du contrat, initiée par le syndic, ou le prestataire et l’associer à cette négociation.
- Fournir au conseil syndical toute information ou codes informatiques permettant l’accès aux informations concernant la gestion du contrat par le prestataire (exemple : carnet d’entretien électronique des ascensoristes).
- Droits et obligations du conseil syndical
- Désigner au syndic, éventuellement, les personnes habilitées par le conseil à suivre les contrats, lorsque ce n’est pas le président.
Le président du conseil syndical indiquera, au cours du conseil syndical qui se tiendra après l’assemblée générale ayant entériné la délégation de certaines tâches au conseil syndical, la (les) personnes habilitées à suivre les contrats, lorsque ce n’est pas le président. Les réunions de travail pour lesquelles cette (ces) personne(s) solliciteraient éventuellement la présence du syndic, auront lieu pendant les heures ouvrables du syndic, et donneraient alors lieu à facturation au temps passé.
- Transmettre au syndic une adresse email et privilégier les échanges par ce biais.
- Restituer au syndic, selon une périodicité et des modalités à fixer, les événements concernant le contrat, exemple :
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- En cas de sollicitation du syndic concernant une facture ou des travaux hors contrat, adresser une réponse sous huitaine maximum.
- Ne pénétrer dans les locaux « dangereux » (chaufferie, machinerie d’ascenseur…) que sous la responsabilité du prestataire ou dans le respect des modalités fixées en commun et après formation éventuelle adéquate.
II. Identification des problèmes d’entretien courant, intervention, commande des travaux en accord avec le syndic, suivi, réception |
La délégation porte sur les travaux dits « courants », c’est-à-dire entrant dans le cadre du budget de charges courantes, à l’exception donc des travaux qui doivent être votés par l’assemblée générale ou ratifiés en cas d’urgence (article 37 du décret du 17 mars 1967).
- Engagements communs
- Identification des travaux d’entretien courant et établissement d’une liste d’entreprises référencées habilitées pour les petits travaux du budget courant, y compris en cas d’urgence :
- plomberie ;
- électricité ;
- serrurerie ;
-
petits équipements :
- antenne ;
- digicode ;
- etc.
- petite maçonnerie ;
- menuiserie ;
- vitrerie ;
- entretien des terrasses, etc. ;
- clôtures ;
- etc.
- Engagement de réciprocité d’échange de toute information concernant la gestion des travaux et les interventions courantes ou d’urgence.
- Droits et obligations du syndic
- En cas de demande par un copropriétaire ou un locataire, etc. de travaux ou interventions non urgentes, répercuter la demande au conseil syndical.
- Communiquer au conseil syndical toute facture ou copie de facture avant paiement, y compris les factures sur devis, selon les modalités définies en application du point I.3.
- En cas de travaux d’urgence se mettre en rapport avec le président du conseil syndical, ou toute personne désignée et habilitée pour traitement.
En cas d’impossibilité à contacter la personne désignée, ainsi que dans le cas où la responsabilité du syndicat des copropriétaires pourrait être engagée pour intervention tardive, le syndic a le pouvoir d’intervenir sans accord préalable du conseil syndical.
- Au cas où le syndic estimerait qu’il y a carence du conseil syndical dans la mise en œuvre de la délégation, le syndic devra le faire savoir par LRAR au président du conseil syndical en justifiant son appréciation. Une assemblée générale pourra être convoquée pour trancher le différend ou retirer la délégation.
- Droits et obligations du conseil syndical
- Lorsque le conseil syndical est saisi par le syndic ou s’autosaisit pour des travaux non urgents :
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- Transmettre au syndic avec son « bon pour accord » le devis retenu ou l’informer par écrit de la demande d’intervention faite auprès d’une entreprise référencée.
Au cas où il y a devis, c’est le syndic qui donnera l’ordre de service.
- Indiquer la ou les personnes du conseil syndical à contacter en cas d’urgence et comment la contacter.
- En cas d’urgence, faire appel prioritairement à une société ou un artisan figurant sur la liste des entreprises référencées.
- Divers :
- Assurance RC (responsabilité civile) : la copropriété devra souscrire une assurance RC pour couvrir la responsabilité des membres du conseil syndical sauf si la responsabilité du conseil syndical et de ses membres est déjà couverte par ailleurs.
- Le conseil ne pourra pas « annuler » les engagements pris par le syndic vis-à-vis des entreprises, dès lors qu’il aura agi conformément à son mandat. S’il entend résilier ou renégocier les contrats, il devra le faire dans le respect des formes contractuelles.
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Pour le conseil syndical, Pour le syndic
(Signature précédée de « bon pour accord »)
(suite à résolution N°….. de l’assemblée générale du………)