L’administration de l’immeuble implique, pour le syndic, d’expédier régulièrement divers documents aux copropriétaires. Cela peut se révéler complexe lorsque ces derniers résident à l’étranger, et que le syndic est tenu par des délais légaux.
Afin de lutter contre cette difficulté, les syndics ne doivent pas, comme le cabinet RINALDI, créer une obligation légale, qui n’existe pas.
I. Obligations du syndic : diffusion des documents du syndicat aux copropriétaires
Le syndic se doit d’envoyer aux copropriétaires :
- par courrier postal simple, les appels de provisions pour charges courantes et exceptionnelles (art. 35-2 du décret du 17 mars 1967) ;
- par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (notification), les convocations aux assemblées générales et les notifications de leur procès-verbal, aux copropriétaires opposants à une résolution ou en cas de défaillance (absent non représenté à cette réunion du syndicat) selon les articles 64 du décret du 17 mars 1967 et 42 de la loi du 10 juillet 1965.
Des problèmes peuvent survenir lorsque le syndic fait partir les convocations pour l’assemblée générale et doit donc respecter un délai minimal de 21 jours entre la notification du courrier (commençant à courir au lendemain de la première présentation à tous les copropriétaires) et la tenue de cette réunion du syndicat (art. 9 du décret du 17 mars 1967).
Si les copropriétaires résident à l’étranger, il est vrai que certaines postes sont moins véloces que la poste française d’où un délai plus long avant la présentation de la convocation.
Par conséquent, les infractions au délai réglementaire résultent généralement du manque d’anticipation des syndics professionnels lors de la notification des convocations, et non de la localisation des copropriétaires.
II. Obligations du copropriétaire concernant son adresse
Pour lutter contre ce problème, le cabinet RINALDI informe par mail, un copropriétaire résidant à l’étranger qu’il doit avoir une domiciliation en France.
En réalité, aucun texte légal, que ce soit la loi du 10 juillet 1965 ou le décret du 17 mars 1967 n’oblige un copropriétaire à avoir une domiciliation en France, si sa résidence est à l’étranger.
L’article 32 du décret du 17 mars 1967 dispose que le syndic est tenu d’établir et d’actualiser une liste des copropriétaires des lots composant la résidence, qui doit mentionner :
- leur état civil : dénomination du propriétaire ou des propriétaires, leur statut (mariés, pacsés, mineur ou majeur protégé) ;
- leur domicile réel ou élu : adresse où il réside ou qu’il choisit librement (professionnelle, boîte postale…). Le syndic, Cabinet RINALDI, contrevient donc au décret, lorsqu’il prétend le 27 septembre 2018 à un copropriétaire que : « la loi prévoit que tout copropriétaire doit avoir une domiciliation en France. » ;
- les personnes morales : leur forme (S.A., S.A.R.L., S.C.I…), leur dénomination, leur siège social, et leur représentant légal ou statutaire.
Plutôt que de s’appuyer sur une obligation qui n’existe pas, ce syndic devrait informer ces copropriétaires résidant à l’étranger que la loi ALUR du 24 mars 2014 a institué un article 42-1 à la loi du 10 juillet 1965, permettant au syndic de procéder à certaines notifications, dont la convocation à l’assemblée générale, par voie électronique. Cette solution lui faciliterait le travail. Bien entendu, cela suppose un accord écrit individuel de ces derniers.
Si la domiciliation en France de copropriétaires résidant à l’étranger peut être effectivement un plus dans la gestion des copropriétés par les syndics professionnels ou bénévoles, entre autre pour le recouvrement des charges, cela n’autorise pas pour autant des syndics professionnels à évoquer des obligations sans aucun fondement juridique.
Il serait plus efficace pour ce syndic d’agir auprès de ses syndicats professionnels, afin que cette domiciliation soit mise en place dans les ordonnances issues de la loi ELAN. Il sera soutenu par l’ARC dans cette démarche.