Décidemment, avec les syndics il faut avoir les yeux partout.
D’ailleurs, à force de dispenser des formations, nous avons sensibilisés les copropriétaires à détecter les abus des syndics, même ceux les plus subtils.
Voyons donc le document « très important » que le syndic SARL Vitry a envoyé aux copropriétaires et qu’ils doivent compléter :
Analysons à présent le risque avec un tel document.
I. La récupération d’informations personnelles
Il est normal que le syndic ait en sa possession les coordonnées de base du copropriétaire, telles que sa civilité, ses coordonnées postales, son numéro de téléphone, voire même son mail.
En revanche, il est beaucoup plus gênant que ce syndic se permette de réclamer la date de naissance du copropriétaire ou, plus grave, les coordonnées de monsieur ou madame si l’un de ces derniers n’est pas copropriétaire.
En effet, au-delà de l’indiscrétion déplacée de ce syndic, on peut légitimement s’interroger sur l’usage de cette base de données.
C’est pour cela que le copropriétaire devra se limiter à répondre aux seules questions qui le concerne et dans le strict minimum requis pour un usage relatif à l’immeuble et pas plus.
II. Des questions sans fondement
En bas de ce questionnaire se retrouvent deux interrogations dont l’une est illégale et l’autre cadrée par la règlementation.
La première concerne la possibilité de recevoir les appels de fonds par mail.
Or, le syndic n’a pas à interroger les copropriétaires sur ce point puisque les appels de fonds par voie électronique sont illégaux. En effet, l’article 35-2 du décret du 17 mars 1967 prévoit qu’ils doivent être envoyés par « lettre simple » et non par mail.
La seconde concerne le souhait de recevoir les notifications de procès-verbal par mail. Cela est quasiment impossible puisqu’il faudrait que le copropriétaire ait voté favorablement à toutes les résolutions, permettant ainsi au syndic de ne pas notifier le procès-verbal au copropriétaire.
Quant aux notifications du procès-verbal par voie électronique, ceci n’est possible que si le syndic respecte une procédure stricte, édictée par le décret du 21 octobre 2015.
Par conséquent, un simple mail n’est pas suffisant, même si on impose un avis de réception, que d’ailleurs le destinataire peut ne pas cocher.
De plus, même si le syndic respecte les obligations en matière de notification électronique, il faut qu’au préalable le syndic obtienne un consentement express du copropriétaire conformément à l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965.
Ainsi, il ne faut surtout pas cocher ces deux cases ne sachant pas clairement quelle sera l’exploitation de ces données.
Pour l’anecdote, cette fiche nous a été transmise par un copropriétaire qui vient d’élire son syndic il n’y a même pas deux semaines.
Il y a donc de fortes chances qu’ils aient déjà du pain sur la planche …