A travers nos différents articles, nous avons expliqué pourquoi il était plus judicieux pour le syndicat des copropriétaires de laisser au syndic la gestion des archives de l’immeuble, impliquant de refuser le vote du transfert de cette tâche à une société spécialisée.
Un président du conseil syndical nous a transmis une facture étonnante, provenant de la société Pro.Archives, dont le libellé de la prestation pose de graves difficultés, confirmant nos préconisations.
Avant de présenter la facture, précisons ce que prévoient les textes légaux et réglementaires en la matière.
I. Une conservation des archives qui peut se faire soit par le syndic, soit par une société d’archivage
L’article 33 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le syndic conserve l’intégralité des archives. Cette prestation doit être incluse dans ses honoraires de base.
En parallèle, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi ALUR, donne une possibilité pour le syndicat des copropriétaires de voter le transfert de la gestion des archives à une société spécialisée.
Dans ce cas, les honoraires du syndic doivent être réduits, soit du montant convenu entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, soit en fonction du montant de la facture de l’archiveur.
Cela résulte du point 7.1.5 du contrat type qui précise :
« Dans l'hypothèse où l'assemblée générale des copropriétaires a, en cours d'exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputé soit (rayer la mention inutile) :
-de la somme de € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) ;
-de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif). »
Ce qu’il est essentiel de préciser, c’est que la gestion des archives peut être assurée soit par le syndic, soit par la société.
Il n’existe pas de solution hybride qui consisterait à ce qu’une partie des archives soit prise en charge par la société et une autre partie par le syndic.
Et pour cause, ni la loi, ni le décret ne prévoient différents types d’archivages.
II. Une conservation unique des archives dormantes par la société Pro.Archives
Voici l’extrait de la facture produite par la société Pro.Archives.
Comme indiqué, cette société est en charge uniquement des archives « dormantes ».
Cela pose un problème majeur.
D’une part, elle utilise un terme qui légalement n’a pas de définition et, d’autre part, cela sous-entend que la gestion des archives est effectuée aussi bien par le syndic que par la société.
Et pour cause, cette dernière ne gère que les archives « dormantes » ce qui laisse bien entendre que le syndic seul prend en charge des archives dites « vivantes ».
Au-delà de l’illégalité de cette disposition, cette solution est doublement préjudiciable pour le syndicat des copropriétaires.
En effet, la copropriété paie une facture pour une prestation qui n’a pas été votée, et en plus ne peut pas réclamer la réduction des honoraires du syndic puisque ce dernier invoquera qu’il assume la charge d’une partie des archives.
Mais encore, en cas de destruction ou de perte de certaines archives, le syndic risque de se défausser en affirmant qu’il s’agit d’archives placées sous la responsabilité de la société d’archivage, provoquant un jeu de ping-pong dans lequel la copropriété est la balle.
Bref, un méli-mélo vivement déconseillé.
C’est pourquoi, le conseil syndical doit tout simplement refuser et même déchirer cette facture.
Ceci pour une raison très simple : le syndic est un exécutant qui n’avait pas à souscrire à l’insu de la copropriété ce type de contrat, qui, rappelons-le, doit faire l’objet d’un vote.
La facture n’est donc pas opposable à la copropriété.