ABUS N° 4193 : La pratique illégale du syndic VIALA FLEURY en matière de transmission des archives
La transmission des archives et de la trésorerie du syndicat des copropriétaires, à l’occasion d’un changement de syndic, constitue souvent une source de difficultés et de mauvaises surprises, comme nous allons l’illustrer à présent avec cet excès de zèle du Cabinet VIALA FLEURY (75015).
-
Les faits
Élu en 2015 en lieu et place du Cabinet POG, le Cabinet VIALA FLEURY ne satisfait pas pour autant les copropriétaires de cette petite copropriété de 16 personnes qui décident en mai 2016 de ne pas reconduire le mandat du cabinet Viala Fleury et élisent un syndic bénévole.
Après avoir récupéré les archives du syndicat des copropriétaires et la trésorerie disponible, le syndic bénévole a eu la mauvaise surprise de recevoir en novembre 2016 la lettre d’un avocat parisien accompagnée d’une facture d’honoraires restée impayée par le Cabinet Viala Fleury suite à sa présentation en mars 2016.
Cette facture, de 420 €, est relative à une prestation de 2015 pour vérification des archives transmises par le syndic POG au syndic Viala Fleury !
En clair, Viala Fleury a missionné un avocat, aux frais de la copropriété, pour qu’il réalise ce qui relevait de ses obligations…
-
La législation et les recommandations de l’ARC
- La législation
Il appartient au syndic de détenir les archives du syndicat (art. 33 du décret du 17 mars 1967) : à ce titre, leur conservation et leur gestion sont comprises dans ses honoraires de gestion courante et lorsqu’il perd son mandat, il est tenu de les remettre à son successeur (art. 18-2 de la loi du 10 juillet 1965), sans frais supplémentaire.
Il revient à tout nouveau syndic de contrôler les pièces reçues en regard du bordereau établi par son prédécesseur et dont une copie est en principe adressée par le syndic sortant également au conseil syndical (art. 33-1 du décret du 17 mars 1967).
Le fait que l’assemblée générale ait opté pour une conservation des archives par une société de stockage est sans incidence sur l’obligation qui est faite :
- au syndic sortant :
- de récupérer l’ensemble des archives déposées chez l’archiveur (Cass. 3e civ. 5 octobre 2004, n° 03 – 14138).
- d’établir le bordereau de remise des documents (art. 33-1 du décret du 17 mars 1967) ;
- de remettre les pièces à son successeur contre signature dudit bordereau (art. 33-2 du décret du 17 mars 1967).
- au syndic entrant :
- de contrôler les archives listées sur le bordereau récapitulatif et celles remises effectivement par le syndic sortant.
- de parapher le bordereau avec ou sans réserve selon les archives non transmises.
Si le nouveau syndic souhaite l’avis éclairé d’un tiers, en cas de doute sur les archives restituées, il peut le faire, mais cela doit rester à sa charge au titre de ses honoraires de gestion courante (Cass. 3e civ. 30 juin 2009, n° 08 – 18470).
- Les recommandations de l’ARC
Dans le cas présenté, le nouveau syndic devra avant tout vérifier dans les comptes que cette facture abusive n’a pas été payée par l’ancien syndic et si elle reste à devoir, il devra dans un premier temps l’honorer malgré tout.
Il adressera ensuite, au syndic précédent, une mise en demeure de payer cette somme dans un délai déterminé, en soulignant dans le cas contraire qu’il expose son cabinet et son assurance de responsabilité civile professionnelle (en copie du courrier), à des poursuites judiciaires.
Au sujet de ce cabinet, voir aussi :
- Abus 4188 : www.arc-copro.com/ui1d
- Abus 4116 : www.arc-copro.com/smsn
- Abus 4113 : www.arc-copro.com/2iyv.