ABUS N° 4156 Le : cabinet Masson :
attention à la double facturation des frais postaux
Voici une résolution présentée dans une convocation d’assemblée générale rédigée par le cabinet Masson :
« Approbation de la rémunération du syndic (article 24)
Proposition de décision :
Après en avoir délibéré, l’assemblée générale approuve le montant des honoraires de gestion courante du cabinet MASSON fixé à la somme de 2 750,00 euros TTC pour la période du 1er janvier 2016 au 31 décembre 2016, auxquels s’ajoutent conformément à l’article 18-1 de la loi n°65-557 du la loi du 10 juillet 1965 (décret n°2015-342 du 26 mars 2015) les frais de reprographie et les frais administratifs d’un montant de 170 euros, ainsi que les frais postaux pour un montant de 100 euros ainsi que le détail des honoraires des prestations particulières figurant dans le contrat de syndic joint à la convocation. »
A la lecture de cette convocation, nous avons alors constaté comment un syndic peut facilement se prendre les pieds dans le tapis lorsqu’il prend l’initiative de s’arranger avec les textes de loi et réglementaires.
Reprenons donc les deux prestations qu’il souhaite imputer en plus de ses honoraires, « conformément », selon lui, au décret du 26 mars 2015…
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Des frais de reprographie et des frais administratifs
Tout d’abord, précisons que le décret du 26 mars 2015 n’a pas permis au syndic de distinguer les frais de photocopies et administratifs de ses honoraires de base. En effet, le contrat type est un contrat « tout sauf » qui doit, comme son nom l’indique, tout intégrer dans les honoraires forfaitaires sauf les prestations expressément listées par le contrat.
Ceci étant, cette distinction concernant ce qui relève des frais de photocopies est une très bonne initiative, car en cas de nouvelle élection de mandat du cabinet Masson, le conseil syndical sera en mesure de réajuster ses honoraires en fonction de la réalité des photocopies produites.
Seuls les frais de photocopies sont en effet à prendre en considération étant donné que les frais administratifs ont été jugés à plusieurs reprises par les différentes instances judiciaires (tribunal de grande instance, Cour d’Appel, Cour de Cassation) comme étant illégaux.
Ainsi, pour évaluer les 170 € annoncés par le syndic comme étant consacrés à ces frais, il ne faudra prendre en considération que les photocopies. Il s’agira donc de vérifier que le nombre réel de photocopies produites par le cabinet pour le compte de la copropriété justifie un tel forfait.
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Des frais postaux forfaitisés
Comme toujours avec certains syndics, on leur tend un doigt, ils prennent le bras. En effet, le décret sur le contrat type n’a jamais prévu de forfaitiser les frais d’affranchissement.
Au contraire, le point 7.1.5 du contrat réglementaire précise : « l’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagé. »
Autrement dit, le décret impose la refacturation de l’affranchissement aux coûts réels engagés et en aucun cas sur la base d’un tarif forfaitisé.
D’ailleurs, ce syndic est en pleine contradiction puisque sa résolution présente un coût forfaitisé pour les envois postaux alors que son contrat maintient la refacturation aux frais réels.
C’est pour cela que le conseil syndical devra être particulièrement vigilant afin de vérifier que le syndic ne facture pas deux fois les frais postaux : une fois en réclamant une augmentation de ses honoraires de base, puis une seconde fois en facturant aux frais réels.
Comme on dit à l’ARC : « Gardez donc les yeux grands ouverts ! ».