Décidemment chaque semaine, nous avons notre lot de nouveaux concepts d’abus développés par les syndics professionnels qui n’ont ni queue ni tête.
Bien sûr, en apparence cela paraît sérieux et en conformité avec la réglementation.
Pourtant, en regardant de plus près il s’agit d’intox.
A l’honneur cette semaine nous avons le cabinet Jean Charpentier avec un contrat non pas proposé mais imposé au syndicat des copropriétaires concernant sa politique de confidentialité. Tout un concept…
Voyons cela de plus près.
I. Une politique de confidentialité à l’avantage du syndic
Sûrement en s’appuyant sur la nouvelle réglementation concernant la protection des données que le syndic doit assurer vis-à-vis du syndicat des copropriétaires, le cabinet Jean Charpentier propose une politique de confidentialité.
Jusque-là tout va bien.
Mais là où la situation se complique c’est que dans les faits il s’agit d’un contrat dans lequel le syndicat des copropriétaires a des obligations pour lesquelles il doit s’engager à travers un contrat à défaut de quoi ce cabinet ne pourra pas accepter le mandat de syndic.
La seule difficulté est que ce document est remis à l’approche de la tenue de l’assemblée générale, ne permettant pas au conseil syndical de trouver une offre alternative impliquant que le syndicat des copropriétaires se retrouve contraint d’accepter le contrat de politique de confidentialité.
Ce qui est le plus troublant est que dans ce contrat, le syndic peut faire à peu près tout ce qu’il veut avec les données du syndicat des copropriétaires.
A titre d’exemple, le syndic s’engage à conserver des données personnelles du syndicat des copropriétaires à l’exception des informations nécessaires à l’accomplissement de ses obligations légales.
Autrement dit, si le syndic a besoin de faire appel à une société extérieure pour assurer sa mission légale telle que la convocation de l’assemblée générale, il pourra alors lui transmettre les données des copropriétaires.
Voici la reproduction de la clause telle que prévue dans le contrat :
Plus encore, le point 2.7 du contrat précise que « les données personnelles du syndicat des copropriétaires et de ses membres sont traitées par la société et par les prestataires qui soutiennent l’activité de la société telle que la société gestion intégrale agissant en tant que sous-traitant. »
Eh oui ! Les données personnelles du syndicat des copropriétaires sont à la disposition des sous-traitants du cabinet Jean charpentier, ne sachant pas comment ils sont traités et dans quel but.
II. Les obligations à l’égard des copropriétaires
La protection des données concerne le professionnel qui détient les informations et non les usagers.
Ceci étant, le cabinet Jean Charpentier a une autre vision puisqu’il impose des obligations aux copropriétaires, notamment de transparence.
C’est ainsi qu’il prévoit au point 2.11 qui s’intitule « Obligations du syndicat des copropriétaires et de ses membres », que le syndicat des copropriétaires et ses membres reconnaissent que les données personnelles divulguées par eux sont « valides, à jour et adéquates ».
Bien évidemment, le contrat « prévoit une procédure de réclamation » qui consiste à ce que le syndicat des copropriétaires et ses membres puissent contacter la CNIL, qui est l’autorité compétente en matière de protection des données personnelles.
Mais voilà, il y a un bug.
Car le représentant du syndicat des copropriétaires n’est nul autre que le cabinet Charpentier.
Ainsi, si le syndicat des copropriétaires se trouve abusé par le cabinet Charpentier, il faudra que ce soit ce dernier qui procède à la réclamation auprès de la CNIL pour notamment vérifier par exemple si ce contrat imposé est conforme aux règles du Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD).
D’ailleurs, il serait intéressant qu’en assemblée générale le syndicat vote cette demande auprès du syndic.
Rassurez-vous, l’ARC va d’ores et déjà prendre l’initiative et saisir la CNIL concernant ce type de contrats.