ABUS DE LA SEMAINE N° 4019 Les abus les plus fréquents relevés lors des contrôles des comptes des copropriétés

ABUS DE LA SEMAINE N° 4019

Les abus les plus fréquents relevés lors des contrôles des comptes des copropriétés

 

Lors de l'assistance que l'ARC propose aux conseils syndicaux en vue de contrôler les comptes de la copropriété, il n'est pas rare de rencontrer des abus commis par les syndics.

 

Voici une liste des abus les plus fréquemment relevés par notre service d’assistance au contrôle des comptes.

 

I. Définition de ce que nous appelons des « abus »

 

Un abus est un acte de mauvaise gestion, (erreur de comptabilité, de facturation, un manquement) commis volontairement ou non, ou encore une négligence du syndic ou de son personnel et dont les conséquences lèsent ou lèseront à terme le syndicat des copropriétaires.

 

Le préjudice peut être un simple manque d'information, une difficulté de compréhension, une ambigüité sur le statut d'une pièce comptable ou sur la réalisation effective d'une diligence.

 

Ce préjudice se traduit la plupart du temps par des conséquences financières au détriment du syndicat.

 

II. Causes de ces abus

 

Cette situation est essentiellement due au fait que le syndic détient des prérogatives qu'il est le seul à mettre en œuvre dans le cadre de son mandat. Dès lors, il engage la responsabilité du syndicat et gère ses finances. Il est l'ordonnateur des prestations et travaux en tant que représentant du maître d'ouvrage, initiateur des procédures engagées par le syndicat,  récipiendaire des communications des tiers, que ce soit pour la réception des factures, des courriers, mises en demeure ou autres assignations du syndicat.

 

En effet :

 

• la gestion d'une copropriété est une matière complexe qui fait appel à des connaissances croisées en droit, en gestion technique et en comptabilité. Cette relative complexité rend difficile le contrôle des actes du syndic par les copropriétaires ;
• la rentabilité de la fonction de syndic, pourtant largement améliorée par l'information et la dématérialisation, exige de concentrer un grand nombre de copropriétés sur un gestionnaire, qui, dès lors peut être tenté d'utiliser des méthodes qui facilitent la réalisation d'une tâche, mais nuisent aux intérêts du syndicat ;
• enfin, l'appât du gain pour dégager une marge d'exploitation plus substantielle est également l'une des causes des abus ;

 

… tout cela peut expliquer les abus constatés.

 

 

III. Les types d'abus

 

 

Les abus les plus fréquemment rencontrés sont les suivants :

 

Abus de tarification :

• des prix de photocopie à plus de 0,1 €  (exemple : 0,24 € HT) ;
• des états datés à plus de 300 € HT (exemple : 400 € HT) ;
• des frais forfaitaires de gestion administrative de 20 € HT / lot principal qui constituent des honoraires déguisés.

 

Abus financiers :

• honoraires de travaux calculés en HT sur le montant TTC des travaux ;
• absence de placement au bénéfice du syndicat de la trésorerie disponible, parfois importante ;
• revente de fichiers nominatifs des copropriétaires ;
• rétro commissions (très rarement décelées) ;
• mise en place de conventions de fusion des comptes mandants pour obtenir des lignes de trésorerie et effectuer des placements (interdit depuis la loi ALUR) ;
• retenues financières sur état daté créant des comptes vendeurs-créditeurs que le syndic pourra "siphonner" progressivement sous prétexte de frais de gestion de compte ;
• facturations de prestations fictives ou très discutables non prévues explicitement au contrat…

 

Abus de prérogatives :

• souscriptions de contrats non décidées par l'assemblée générale au prétexte que le syndic a toute latitude pour souscrire ;
• octroi de commission extra légale aux personnels du syndicat (par exemple primes non réglementaires aux gardiens, ce qui est illégal) ;
• signature du procès-verbal de réception de travaux alors que des malfaçons existent et que des réserves auraient dû être mentionnées.

 

Abus de confiance :

• points ajoutés à l'ordre du jour alors qu'ils ne sont pas requis, comme l'octroi d'un montant maximum de dépenses accordé au conseil syndical ;
• l'affirmation de la réalisation d'une tâche qui en réalité n'a pas été réalisée par négligence ;
• l'engagement de prestations avec une société dans laquelle le syndic a des parts sans en avoir informé l'assemblée générale comme la loi l'y oblige ;
• entente avec un tiers pour l'achat en adjudication (donc au prix des enchères) d'un lot géré par le cabinet.

 

Abus de développement :

Ce genre d'abus est peu évoqué alors qu'il est à l'origine de nombreuses négligences, de désorganisation, de rotation de personnels et autres manquement par manque de disponibilité au regard de l'importance du portefeuille géré :

• syndics qui ne répondent pas aux demandes des copropriétaires et du conseil syndical ;
• comptables qui font des heures supplémentaires à outrance et qui emportent du travail à réaliser le week-end ;
• gestionnaires qui enchaînent les assemblées générales ;
• visites de sites non effectuées avec à la clé des dysfonctionnements qui perdurent et dégradent l'immeuble.

 

Ce type d'abus est facilement décelable entre mars et juin, lorsque les assemblées générales de nombreuses copropriétés sont programmées.

 

En effet, cette période concentre les missions du syndic : contrôle, arrêt et édition des comptes, préparation des ordres du jour et des budgets prévisionnels, convocations et tenues des assemblées générales, rédaction et envoi des procès-verbaux. Ce pic d'activité, s’il est mal géré, est souvent le révélateur d'un manque de collaborateurs.

 

IV. L’analyse de ces abus selon les contrôleurs de l’ARC

 

Comme dans tout système démocratique de délégation de pouvoir, des systèmes de contrôle sont mis en place. En copropriété, il s'agit essentiellement du conseil syndical dont le rôle est primordial, et de la présentation des comptes annuels à l'ensemble des copropriétaires en vue de leur approbation. Des espaces de dialogues, des recours par voie de médiation ou judiciaires sont également prévus, mais parfois difficiles à mettre en œuvre. Enfin l'agrément des autorités, lié à la profession réglementée d'agents immobiliers de gestion (transféré aux Chambres de Commerce et de l’Industrie depuis juillet 2015 et non plus géré par les préfectures) vient niveler les niveaux de compétences du représentant légal et une garantie financière complète le dispositif.

 

Par contre, aucune obligation ni aucune garantie n'est obligatoire en terme de qualité de service (type ISO 9001) des compétences des salariés affectés à des tâches précises ou encore en termes de ratios de tâches par équivalent temps plein de collaborateur. Les gains de productivité liés à l'informatique et à la dématérialisation pour des tâches données, notamment en matière d'organisation, de communication, de gestion documentaire, de comptabilité et d'édition sont très importants. La rationalisation des tâches informatisées a amené un gain de fiabilité, une baisse dans les besoins de compétences sur des tâches segmentées (« taylorisme » des services).

 

C'est bien évidemment sur ce terrain que s'ajuste la rentabilité du cabinet, parfois au détriment des conditions de travail génératrices d'erreurs, de négligences et de manquements. Par ailleurs, cette rentabilité globale du cabinet est assise le plus souvent non seulement sur la fonction de syndic, mais aussi sur celle de la gestion locative, la transaction immobilière, voire la fonction d'architecte, et de base arrière à la création de sociétés de services dont le capital est détenu en tout ou partie par le cabinet. L'organisation en groupes présents sur l'ensemble du territoire renforce encore le modèle économique, les méthodes et donc la rentabilité.

 

Le parent pauvre reste la gestion qui nécessite du temps d’échange (copropriétaires, fournisseurs, auxiliaires de justice, institutionnels), donc du temps souvent incompressible, et de réelles compétences techniques sur l'entretien du patrimoine.

 

 

Pourtant, la gestion intègre également la dimension commerciale puisque les gestionnaires de copropriété sont les meilleurs « commerciaux » pour vendre de la prestation. L'exemple des assemblées générales est le plus éloquent : on sait quand cela commence, mais jamais quand cela finit. Même chose pour les réunions avec le conseil syndical.

 

En fait, l'ensemble des prestations de gestion aléatoires sont soit facturées en sus, soit, de plus en plus intégrées dans les prestations de base, comme cela est le cas avec le nouveau contrat type de syndic applicable pour les contrats signés depuis le 1^er juillet 2015. Mais cela n'empêche pas les abus.

 

V. Conclusion

 

Le nouveau contrat type de syndic constitue une avancée importante pour sécuriser les contenus, border les excès et comparer les offres de la concurrence. Mais il ne fait pas tout.

 

La vigilance du conseil syndical, et la mise en oeuvre de sa fonction pour assurer le contrôle de gestion et le recours à la formation avec l'ARC restent les meilleurs remparts contre les abus toujours renouvelés d'une profession à l'imagination débordante. 

 

Retrouvez-nous à notre Salon Indépendant de la Copropriété les 14 et 15 octobre 2015

7^ème salon de l’ARC

Entrée GRATUITE

 

(Cliquez ici pour accéder au site http://www.salon-copropriete-arc.fr/)