ABUS 4168 : La gestion des archives :
Foncia nie effrontément l’évidence
Il est quand même troublant de constater qu’un des cabinets du groupe Foncia, premier syndic de France dont le PDG siège au CNTGI (Conseil National de la Transaction et de la Gestion Immobilières), conteste ouvertement des dispositions légales et réglementaires qui ne souffrent pourtant aucune ambigüité.
Voici donc ce que se permet d’écrire, non pas le secrétaire ou le gestionnaire du cabinet FONCIA Courcelles, mais le « directeur des services Copropriété » à un membre du conseil syndical :
Bonjour,
Les frais liés au stockage des archives dormantes sont à la charge du SDC (Cf loi ALUR et arrêté Novelli).
Si le SDC ne souhaite pas passé par le prestataire du Syndic et stoker lui-même, il serait inéquitable d’en laisser les coûts d’acheminement au Syndic.
Cordialement.
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RXXXXXXX Bxxxx - FONCIA COURCELLES
Directeur des services Copropriété
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Bien que l’ensemble de nos lecteurs a bien compris l’objet de cet abus, reprenons pour la 1 550ème fois la législation en matière d’archives.
I. Une gestion intégrale des archives à la charge exclusive du syndic
L’article 33 du décret du 17 mars 1967 précise « le syndic détient les archives du syndicat [...] et la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic ».
Ainsi, cette disposition est claire : le syndic est responsable de l’ensemble des archives des copropriétés qu’il gère, ne faisant aucune distinction entre archives (dormantes ou vivantes).
C’est à se demander si ce sont les archives qui sont « dormantes » ou bien ce directeur « copropriété » de chez FONCIA.
II. Une confirmation de ce principe par le décret du 26 mars 2015
L’annexe du contrat type réglementaire de syndic précise que la détention et la conservation des archives rentrent dans la mission de gestion courante du syndic et par conséquent dans le forfait de base.
Toutefois, le point 7.1.4 précise que le syndicat de copropriétaires peut décider de faire appel à une société d’archivage extérieure.
Dans ce cas, il est prévu que le syndic doit réduire ses honoraires d’un montant convenu entre les parties.
Le plus cohérent serait que le montant de réduction des honoraires représente au moins le montant de la facture de la société d’archivage.
En effet, il serait inéquitable que le syndic continue à percevoir l’intégralité de ses honoraires pour une tâche qu’il n’aurait plus à réaliser et qu’en parallèle, le syndicat de copropriétaires paie une facture qui était auparavant prise en charge par le syndic.
III. Une réponse irresponsable du directeur des services Copropriété de Foncia Courcelles
La gestion des archives répond à plusieurs normes qu’il est impératif de respecter.
Ainsi, le syndic ne peut pas se laver les mains de la gestion, ne serait-ce que d’une partie des archives du syndicat des copropriétaires, en les stockant au sein de l’immeuble, et ce, même en obtenant l’autorisation du conseil syndical de l’assemblée générale.
En effet, en cas de perte ou de destruction des archives conservées au sein de la copropriété, la responsabilité du syndic sera automatiquement recherchée étant donné qu’il ne pouvait pas stocker les archives dans un immeuble.
C’est donc un sérieux carton rouge pour le directeur des services Copropriété du cabinet Foncia Courcelles.