ABUS 3989 ABUS GÉRANCE de passy : vigilance en cas de changement de syndic, vérifiez les dépenses « non autorisées » sans attendre la fin de l’exercice
I - LES FAITS
L’ARC a contrôlé les comptes pour une copropriété gérée par le syndic Malville élu lors de l’assemblée générale du 17 juin 2014, suite au non-renouvellement du mandat de Gérance de Passy.
Parmi les irrégularités pointées par nos contrôleurs, une facturation apparaissant sur le relevé des dépenses de l’exercice comptable de 2014, édité par le nouveau syndic (Malville Immobilier) aurait pu passer inaperçue sans l’expertise de l’ARC.
Il s’agissait d’une facture de 2 338 € engagée par le syndic Gérance de Passy avant l’assemblée générale du 17 juin 2014 concernant la location de matériel de vote pour la tenue de l’assemblée générale
Cette facture pose problème pour les raisons suivantes :
- la location de matériel de vote pour la tenue d’assemblée générale n’était pas prévue au contrat qui liait le syndic Gérance de Passy au syndicat des copropriétaires ;
- cette facture - dépassant le seuil de consultation du conseil syndical - n’a pas été autorisée par le conseil syndical, ni présentée à l’approbation de l’assemblée générale du 17 juin 2014.
Le syndic Gérance de Passy n’était donc pas en droit de décider d’une telle dépense.
II - Quid du syndic qui reprend les comptes avec l’erreur comptable ?
En 2015, en présentant les comptes de 2014, le nouveau syndic a donc intégré cette facture injustifiée et déjà payée par l’ancien syndic. Ce qui a été tout de suite identifié par le conseil syndical, assisté der l’ARC par le contrôle des comptes de l’ARC.
Cette dépense a donc été supprimée de l’exercice 2014 présenté à l’approbation de l’assemblée générale, qui devra par ailleurs prendre une décision quant à cette facture :
- assumer cette dépense non justifiée de l’ancien syndic Gérance de Passy en la passant en charges exceptionnelles ;
- ou saisir l’assurance de Responsabilité Civile Professionnelle (RCP) de Gérance de Passy, au titre de sa garantie, pour obtenir la prise en charge de cette facture contestée.
Évidemment, il y a peu de chance que le syndic « qui a perdu son mandat » accepte de régler ce différend à l’amiable… Et il est peu probable que l’assemblée générale décide d’engager une procédure judiciaire longue et coûteuse pour faire reconnaître cette faute de l’ancien syndic.
III - Nos conseils
En cas de changement de syndic, il est très donc important de faire réaliser un contrôle des comptes intermédiaire à partir du grand-livre d’arrêté des comptes provisoires du syndic sortant afin d’identifier les erreurs éventuelles et d’émettre des réserves à l’approbation des comptes par l’assemblée générale.
Si les factures contestées ne sont pas encore réglées par le syndic sortant, elles pourront donc être rejetées à temps.
Si celles-ci sont déjà réglées, le sommes correspondantes pourront le cas échéant être déduites des derniers honoraires devant lui être reversés.
Cela sera évidemment facilité si la copropriété est gérée avec un VRAI compte séparé.
Pour en savoir plus, relisez notre article « L’utilité de disposer d’un compte séparé quand on change de syndic ? » www.arc-copro.com/fb9d.