ABUS 3953 Archivage et syndic GTF, après les mensonges, le chantage
Nous continuons notre série d’articles sur les abus de plus en plus nombreux et massifs en matière d’archivage (voir : www.arc-copro.com/ercq, www.arc-copro.com/2fyn).
Voici la résolution que le cabinet GTF a osé mettre dans une convocation d’assemblée générale :
"L’Assemblée générale décide de confier les archives (comptables, administratives et techniques) du syndicat des copropriétaires couvrant une période de 7 années, à la garde et à la conservation d’une société spécialisée , la société PRO-ARCHIVE, pour un coût annuel de 3,60 € HT, soit 4,32 € TTC par lot et par an, avec faculté de renouvellement tous les ans par tacite reconduction. Le syndic conservera dans ses locaux les archives de l’exercice en cours (N) et des exercices précédant l’exercice en cours soit N-1 et N-2.
Le syndicat est informé que le syndic ne conservera pas le archives du syndicat, antérieurs à N-2 et qu’en cas de refus par l’assemblée de confier ces archives à une société spécialisée, les documents devront être conservés par le syndicat des copropriétaires sur un lieu prédéterminé à l’avance, qui pourra être une partie commune ou privative de la copropriété. »
Ce syndic exerce donc un véritable chantage, en imposant au syndicat de copropriétaires un contrat d’archivage renouvelable tous les ans par tacite reconduction, à défaut de quoi les archives antérieures aux deux dernières années devront être déposées dans les parties communes ou privatives de la copropriété.
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Les raisons de ce « pétage de plomb »
Il existe deux raisons principales expliquant pourquoi les syndics veulent à tout prix transférer la gestion des archives de la copropriété à une société spécialisée :
- La grande majorité des syndics professionnels fait appel à des sociétés spécialisées répondant à des normes strictes pour gérer et conserver les archives des copropriétés mandantes. Cette prestation onéreuse est prise en charge par le syndic, ce qui explique qu’il préfère transférer ce coût sur la trésorerie des syndicats de copropriétaires qu’ils gèrent.
- Lors de la reprise d’une copropriété, le syndic récupère les archives de l’immeuble sans vérifier leurs contenus. Cela s’explique du fait que les archives sont entreposées dans des hangars appartenant à des sociétés d’archivage. Le syndic sortant remet donc au nouveau gestionnaire un code d’identification permettant, le cas échéant, d’accéder aux données archivées de la copropriété.
Le syndic engage donc sa responsabilité sur l’intégrité et l’intégralité des archives, sans avoir forcément vérifié leurs contenus. En cas de perte ou d’absence de documents, le syndic est donc le seul responsable vis-à-vis du syndicat des copropriétaires, ne pouvant pas faire état que les archives étaient déposées auprès d’une société spécialisée. Cette difficulté est d’autant plus importante, que les sociétés d’archivage prévoient dans leurs contrats des limitations de responsabilité, ce qui implique qu’en cas de sinistre, le syndic ne pourra même pas se retourner contre cette société pour prendre en charge l’intégralité du dommage.
Face à ces nouvelles manipulations nous allons donc saisir, aussi bien les ministères du Logement et de la Justice pour leur rappeler l’urgence de mettre en place la commission de contrôle, que la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes) pour les alerter sur ces nouvelles pratiques.