ABUS 3897 Ça continue : la solution illégale et dangereuse d’envoi électronique proposée par le cabinet Poncelet à Saint-Denis
Après CITYA, voici à présent un nouvel exemple de syndic (le cabinet Poncelet) qui impose aux copropriétaires l’envoi des appels de fonds, des convocations et des procès-verbaux d’assemblée générale par voie électronique.
Nous donnons copie du courrier du cabinet PONCELET en fin d’article.
Nous allons donc expliquer pourquoi en l’état actuel, cette contrainte est pour les syndicats des copropriétaires non seulement illégale et dangereuse, mais également non économique.
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Une contrainte illégale
En l’état actuel des dispositions légales, les syndics ne peuvent pas imposer aux copropriétaires l’envoi des appels de fonds ou des convocations et des procès-verbaux par voie électronique.
Ceci pour trois raisons :
- L’obligation d’envoi « papier » des appels de fonds
L’article 35-2 de la loi du décret du 17 mars 1967 précise que le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, un avis indiquant le montant de la provision exigible. Cette disposition impose donc aux syndics d’envoyer, sous format papier, les appels de fonds rendant ainsi impossible l’envoi électronique. Bien entendu l’ARC n’est pas contre une modernisation de la législation (nous demandons une modification du décret du 17 mars 1967) néanmoins pour le moment, le texte interdit l’envoi électronique.
- Des envois de convocations et procès-verbaux d’assemblée générale qui ne peuvent pas se faire par voie électronique
L’article 64 du même décret prévoit trois types de remise des convocations et procès-verbaux d’assemblée générale. On retrouve la notification par courrier recommandé, l’envoi par fax et une remise contre récépissé ou émargement.
La notification par voie électronique n’est donc pas considérée comme étant un moyen légal permettant de notifier la convocation d’une assemblée générale. Là encore, nous demandons la rédaction d’un texte.
Le copropriétaire pourrait donc contester la convocation d’assemblée générale, si cette dernière était envoyée par voie électronique.
- L’obligation d’obtenir l’accord express du copropriétaire
L’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise, par ailleurs, que le syndic doit obtenir, au préalable, un accord express du copropriétaire pour que la notification par voie électronique soit valable. Le syndic ne peut donc pas, unilatéralement, imposer à l’ensemble des copropriétaires l’envoi des documents par voie électronique des documents, s’il n’a pas obtenu préalablement un consentement écrit de la part du copropriétaire (et pas seulement l’envoi de son adresse mail).
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Un dispositif dangereux
Comme on va le voir à travers cet article, la solution préconisée par le cabinet Poncelet présente un caractère dangereux, aussi bien pour les copropriétaires que pour les syndicats des copropriétaires.
- La récupération de données personnelles
Le dispositif présenté par le cabinet Poncelet consiste à mettre à la disposition de chaque copropriétaire un coffre-fort électronique, qui impose au préalable, pour les copropriétaires, la fourniture de plusieurs informations ou documents personnels.
Ces données doivent être remises aussi bien au cabinet Poncelet, qu’à la société Trustmission, qui est chargée de la dématérialisation des documents.
Voici la liste des informations et pièces à fournir (attention âmes sensibles, s’abstenir) :
- noms,
- prénoms ;
- adresse postale ;
- email ;
- numéro de téléphone portable.
- copie de la carte d’identité ou du passeport ;
- copie d’un justificatif de domicile ;
- copie d’une facture de téléphone portable.
Il ne manque plus que le casier judiciaire et le pedigree du chien.
- Captation du syndicat des copropriétaires
Le cabinet Poncelet précise que - dans ce coffre-fort mis à la disposition gratuitement -, pourront être déposés, non seulement les documents concernant la copropriété, mais aussi toute correspondance personnelle du copropriétaire. Le copropriétaire pourra ainsi stocker dans son coffre-fort ses factures, ses fiches de paie, ses relevés bancaires, etc.
Néanmoins, le cabinet Poncelet ne précise pas aux copropriétaires si l’accès au coffre-fort restera toujours possible si le syndicat des copropriétaires le révoquait.
Le risque est que le syndic pourra faire pression auprès des copropriétaires en invoquant que l’accès au coffre-fort et sa mise à disposition gratuite sont conditionnés au maintien du syndic en place.
Comme on le voit, cette solution qui impose la fourniture de divers informations et documents très personnels s’avère être extrêmement dangereuse aussi bien pour la sécurité des données personnelles des copropriétaires que pour l’indépendance du syndicat des copropriétaires.
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Une solution non économique
Dans sa note aux copropriétaires, le syndic fait valoir que ce « procédé génèrera une importante diminution des frais de photocopie et d’affranchissement en simple et en lettre recommandée avec accusé de réception » sans indiquer pour autant la baisse concrète que cela représentera dans ses honoraires.
Le cabinet Poncelet impose ainsi aux copropriétaires un procédé, économisant à son profit exclusif les frais de photocopies, et d’appels de fonds ainsi que ceux relatifs à l’affranchissement.
En effet, il pourra envoyer les mises en demeure par voie électronique tout en maintenant le tarif indiqué sur son contrat de syndic.
L’assemblée générale devra refuser ce mode de fonctionnement en rappelant les motifs invoqués précédemment.
Par ailleurs, elle devra exiger que le conseil syndical examine la solution proposée et négocie avec le syndic les points suivants :
- réduction effective des honoraires de syndic en fonction du nombre de copropriétaires optant pour la solution numérique ;
- propriété inaliénable du coffre-fort aux copropriétaires ;
- sécurisation des données et des informations personnelles remises à la société et au syndic ;
- garantie d’une non-utilisation des données, pour tout motif autre que pour la fourniture d’un coffre-fort.
- mise en concurrence des solutions de dématérialisation mises sur le marché.
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