L’une des missions essentielles du syndic bénévole est la tenue de la comptabilité et la gestion financière du syndicat des copropriétaires. Tenir la comptabilité c’est principalement :
- élaborer le budget de la copropriété, en collaboration avec le conseil syndical,
- tenir la comptabilité tout au long de l’année,
- clôturer les comptes de l’exercice,
- présenter les comptes (conformément au décret comptable) et les soumettre au vote pour approbation en assemblée générale.
La tenue de la comptabilité est souvent la mission qu’appréhende le plus le syndic bénévole.
Pourtant pas besoin d’être comptable professionnel pour tenir la comptabilité d’un syndicat de copropriété : si le syndic est motivé et impliqué, il peut accomplir sereinement cette mission. Mais n’ayant pas forcément toute l’expérience nécessaire, le syndic ne doit pas hésiter à s’entourer de conseils et se munir d’outils, notamment ceux que vous proposent l’ARC et ARC-Services (assistance comptable, utilisation du logiciel comptable Simply syndic, etc.).
Pour en savoir plus sur nos outils, n’hésitez pas à lire notre article du 13 octobre 2015 www.arc-copro.com/rthq.
Dans le souci de mieux accompagner les adhérents syndics bénévoles dans la tenue de leur comptabilité, depuis janvier 2017, l’ARC et ARC-Services mettent en place de nouveaux services.
Il s’agit de services de consultations et contrôles comptables qui étaient déjà disponibles mais que nous avons faits évoluer pour qu’ils soient mieux adaptés aux besoins des syndics bénévoles. Leur coût a été ajusté au budget limité des petites copropriétés.
Consultations comptables au siège de l’ARC
Il s’agit d’un entretien sur rendez-vous avec un contrôleur de comptes et de gestion.
Le syndic non professionnel se rend dans les locaux de l’ARC à Paris avec les documents comptables au sujet desquels il a besoin d’une analyse. Il est possible que cette consultation s’effectue par visioconférence si les conditions techniques sont réunies par l’adhérent.
L’analyse souhaitée peut porter sur tous sujets comptables :
- analyse d’un grand livre et/ou des annexes comptables ;
- recherche d’anomalies dans les documents comptables fournis par le syndic sortant ;
- aide à la reprise comptable des éléments du syndic sortant ;
- validation des documents comptables émis par le syndic bénévole ;
- etc.
Sur demande, une note de synthèse est rédigée par le contrôleur : il s’agit d’un simple récapitulatif des points traités, de préférence sous forme de courrier électronique.
Le syndic bénévole ressort de cette consultation avec une idée claire sur la réglementation en matière comptable et de présentation des comptes annuels. Il aura obtenu des explications sur les incompréhensions, des pistes de contrôles à réaliser et des démarches à entreprendre pour aller plus loin, si nécessaire.
Il peut lui être conseillé de s'orienter vers des demandes de pièces complémentaires auprès du syndic sortant, ou vers un contrôle de comptes et de gestion sur tel ou tel point. De même, il peut lui être conseillé une orientation vers un autre pôle d'activité de l'ARC.
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Tarification sur durée estimée :
Les consultations sont facturées sur la base du temps passé avec le contrôleur, un forfait étant peu adapté puisque le temps passé peut être plus ou moins long suivant le sujet traité. La synthèse est optionnelle. |
Diagnostics comptables avec compte-rendu
Pour un exercice donné, il s’agit principalement du contrôle des annexes comptables et de la balance des comptes. Il est conseillé de le réaliser entre l’arrêté de l’exercice par le syndic et l’envoi des convocations de l’assemblée générale.
Ce contrôle ne comporte pas de vérification de la gestion.
Il ne porte que sur les éléments comptables (y compris le respect de la règlementation applicable). En résumé, il s’agit typiquement du contrôle des documents comptables de l’ensemble d’un exercice afin de déterminer leur exactitude.
Il est tout particulièrement adapté aux syndics non professionnels adhérents à l’ARC qui souhaitent faire valider leurs comptes à un coût raisonnable.
Le contrôleur rédige à l’issue du contrôle un compte-rendu, comportant ses observations et des préconisations motivées pour modifier ou améliorer les points nécessaires. Ce compte-rendu n’est pas un audit comptable, c’est un compte-rendu de contrôle de comptes. Il est adressé dans les trois semaines qui suivent le contrôle au syndic non professionnel par courrier électronique de préférence.
Tarification avec déplacement:
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Tarification avec déplacement:
N.B. Le forfait déplacement comprend le temps passé chez le syndic à analyser les pièces et le déplacement. Tarification sans déplacement :
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Diagnostic de reprise de l’ancien syndic
Il s’agit d’un diagnostic comptable particulier, axé principalement sur la recherche d’anomalies laissées dans les comptes remis par l’ancien syndic.
Il s’agit principalement du contrôle de la balance des comptes, les annexes comptables n’étant pas disponibles lors d’un arrêt des comptes en cours d’exercice.
Ce contrôle ne comporte pas de vérification de la gestion. Il ne porte que sur les éléments comptables (y compris le respect de la règlementation applicable).
Il est tout particulièrement adapté aux syndics non professionnels adhérents à l’ARC qui souhaitent faire vérifier les comptes que leur a transmis l’ancien syndic.
Le compte-rendu établi par le contrôleur détaille les anomalies et les recours possibles du syndicat des copropriétaires.
Il n’y a pas de déplacement chez le syndic. L’analyse s’effectue uniquement à partir des pièces reçues, sachant que le contrôleur peut demander la clarification de certains points au syndic par courrier électronique ou par téléphone.
Le compte-rendu est adressé au syndic non professionnel demandeur, par courrier électronique de préférence.
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Tarification :
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Pour connaitre le détail de l’ensemble des prestations proposées par le service contrôle de comptes et de gestion, rendez-vous ici : www.arc-copro.com/kg52.
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Pour des renseignements complémentaires et savoir laquelle de ces prestations est la plus adaptées à vos besoins, contactez ARC services au 01.40.30.42.82. ou par mail à l’adresse suivante : controle-arc@arc-copro.fr. |
| Pour aller plus loin en matière de comptabilité, lisez nos manuels |
Nos guides gratuits
Dans notre collection « Être syndic bénévole en toute sérénité » qui permet à chaque syndic bénévole d’assurer sereinement et efficacement sa mission, deux guides sont destinés à la tenue des comptes de votre copropriété et pourront vous apporter l’essentiel dans cette tâche.
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Des manuels pour aller plus loin
Afin de mieux connaître et maîtriser les notions indispensables pour la tenue de votre comptabilité, et ce sans forcément avoir des connaissances en comptabilité notre guide pratique « Les essentiels » « Les comptes de la copropriété » et notre manuel « Copropriété : La comptabilité pour tous »
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