Notification électronique :
deux conditions, ou rien
Depuis le 24 octobre 2015, il est devenu possible de convoquer les assemblées générales par voie électronique.
Cette solution est avant tout une opportunité pour les syndics qui va, non seulement leur permettre de réaliser des économies importantes à leur profit, mais aussi qui se présente comme un moyen de se faire de nouvelles marges.
En effet, depuis l’entrée en vigueur du contrat type, les frais de photocopies doivent être compris dans le forfait et ne peuvent plus être facturés en plus.
Les syndics ont donc augmenté le montant des honoraires de base au motif qu’ils devaient inclure les frais de reprographie.
A présent, avec la possibilité de convoquer par voie électronique, ils vont réduire le nombre de photocopies sans pour autant proposer une réduction de leurs honoraires.
Par ailleurs, la notification électronique est une solution qui est censée être moins chère que la voie postale, tout en permettant au syndic de prélever quand même une marge sur le coût facturé.
En effet, il pourra négocier avec un opérateur de dématérialisation des envois de convocations électroniques à « un tarif de groupe », disons entre 1 et 3 euro(s) et le proposer aux copropriétaires (au titre de l’affranchissement) à un tarif plus élevé entre 4 à 6 euros.
Voici donc pourquoi la notification électronique devra être acceptée sous réserve de deux conditions sine qua non.
I. Une réduction des honoraires de base du syndic
Comme indiqué précédemment, à partir du moment où le syndic notifie par voie électronique, le nombre de photocopies réalisées pour la copropriété est réduit.
Le coût du forfait du contrat type de syndic doit donc logiquement baisser à hauteur du nombre de photocopies produites en moins, sur la base du prix unitaire de la reprographie indiqué dans les anciens contrats.
En général, le coût unitaire de la photocopie était estimé autour de 20 à 60 centimes d’euros.
Il faudra donc prévoir qu’en fin d’exercice, le syndic rembourse au syndicat de copropriétaires une somme en fonction du nombre de copropriétaires ayant opté pour la convocation électronique, en prenant en considération le nombre de pages figurant dans la convocation, multiplié par le prix unitaire estimé de la photocopie.
II. Un tarif de la convocation électronique qui ne doit pas dépasser deux euros et cinquante centimes
Certains cabinets de syndics vont proposer un tarif dégressif de la notification électronique allant de 6 à 4 euros la convocation en fonction du poids du fichier.
Ils indiqueront que ce tarif est toujours plus économique que la voie postale, dissuadant ainsi les copropriétaires de négocier le prix de la notification électronique, sous prétexte qu’ils font de toute façon une « bonne affaire ».
Or, l’ARC a négocié, par le biais de sa coopérative technique Copropriété-Services, un tarif de la notification électronique ne dépassant pas 2,50 € (deux euros et cinquante centimes).
Ce tarif s’applique dès la première notification électronique, et indépendamment du poids du fichier.
Il serait donc illogique que des gros cabinets de syndics, représentant plusieurs dizaines de milliers de copropriétaires, proposent un coût qui serait 100 à 200 % plus cher que celui négocié par l’ARC.
Gardez donc les yeux bien grands ouverts…