A plusieurs reprises, nous avons dénoncé les sociétés commerciales qui proposent des services d’assistance aux syndics non professionnels. (Voir : www.arc-copro.com/edd2).
Il s’agit de vendre des prestations pour réaliser à leur place la comptabilité des copropriétés, ou des actes administratifs tels que les appels de fonds ou encore la gestion des impayés.
Le principal défaut de ces solutions est qu’au fur et à mesure de leurs interventions, ces sociétés se rendent de plus en plus indispensables, pendant que le syndic non professionnel perd la main sur certaines compétences, et devient dépendant de ces services au point de ne plus être capable de reprendre une gestion autonome de la copropriété.
Notre association s’est toujours insurgée contre cette forme de captation et nous défendons le principe selon lequel « il vaut mieux apprendre à pêcher à quelqu'un que de lui donner du poisson ».
C’est pour cela qu’en parallèle d’un service d’assistance comptable, l’ARC a développé un logiciel de comptabilité intitulé « Simply Syndic » qui permet aux syndics bénévoles d’être totalement indépendants de toute structure,et y compris de notre association.
En effet, ce logiciel s’installe sur l’ordinateur du syndic bénévole qui pourra continuer à s’en servir même s’il venait à ne plus être adhérent.
Désormais, ces structures commerciales offrent également leurs services aux syndics professionnels, ce qui aggrave les risques et crée une mise en danger des syndicats de copropriétaires.
C’est ce que nous allons présenter à travers cet article, après avoir expliqué les difficultés juridiques inhérentes à ces prestations.
Une solution ancienne qui se démocratise
Depuis déjà plusieurs années, les grands groupes de syndics ont opté pour centraliser la gestion de la comptabilité des copropriétés mandantes auprès d’un service interne qui assure, pour l’ensemble de ces agences, la tenue comptable ainsi que la production des documents.
Cette première étape a rendu les agences moins autonomes, dépendantes d’un service externalisé, qui se trouve souvent installé dans des pays étrangers où la main d’œuvre est moins chère.
Afin d’augmenter davantage leur rentabilité, ces structures externalisées proposent à présent leurs services à d’autres cabinets de syndics, mettant en avant le fait qu’ils n’auront pas à investir dans du matériel informatique ni dans de la main d’œuvre pour tenir la comptabilité des copropriétés.
Dernière étape, devant ce marché juteux, des structures indépendantes se développent en proposant - principalement aux petits et moyens cabinets de syndic - de prendre en charge l’intégralité de la gestion administrative et comptable de leurs copropriétés mandantes.
C’est notamment le cas de la société « Comandex » qui base son argumentaire commercial sur le gain de temps bénéficiant à ses syndics clients.
Son offre commerciale consiste donc principalement à se charger de la comptabilité mandante des copropriétés du syndic, d’où son nom commercial de « com-mand ».
Néanmoins, ce type d’offre pose une première difficulté qui est d’ordre juridique.
En effet, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise dans son IVème chapitre que « seul responsable de sa gestion, il ne peut se faire substituer. L'assemblée générale peut seule autoriser, à la majorité prévue par l'article 25, une délégation de pouvoir à une fin déterminée ».
Ainsi, le syndic ne peut pas, de sa propre initiative, décider de faire appel à un prestataire extérieur pour assumer une tâche de gestion courante que la loi lui impose de réaliser.
D’ailleurs, il est étonnant que l’Ordre des Experts-Comptables laisse des prestataires proposer des services de tenue comptable pour le compte de sociétés tierces.
Nous allons les interroger pour connaitre leur position sur ce type d’officines, qui s’adressent à présent aux cabinets de syndics professionnels.
Les mêmes causes entrainent les mêmes effets
L’écueil en faisant appel à ce type de services, indépendamment du fait de solliciter aussi bien des syndics bénévoles que professionnels, est de les déconnecter d’une activité essentielle de la gestion des copropriétés : la tenue comptable.
En effet, garder la main sur la comptabilité permet d’avoir une véritable visibilité sur la bonne gestion financière et comptable de la copropriété, de déceler rapidement un problème et d’en comprendre les origines :
Existence de factures impayées faute de budget adéquat, ou en raison d’impayés de charges, ou encore d’erreurs sur le paiement de factures payées à deux reprises,...etc.
Le syndic et, de surcroît lorsqu’il est professionnel, va perdre en autonomie et en réactivité, ce qui peut être extrêmement pénalisant pour la copropriété mais aussi et surtout pour le conseil syndical, qui a une mission de contrôle.
En effet, pour obtenir des documents ou des informations comptables, il devra s’adresser à son syndic qui, à son tour, interrogera son prestataire, ce qui inévitablement sera source de délai rallongé, de confusion et donc de dilution d’informations.
Il est donc essentiel, lors de la recherche d’un nouveau syndic, de vérifier son organisation et de s’assurer qu’il dispose en interne d’un service minimum chargé de la gestion administrative, comptable et contentieuse.
A défaut, il s’agit d’un cabinet possédant peu de compétences, qui risque d’être très vite dépendant de ses prestataires et rapidement dépassé par la situation, entrainant soit une gestion chaotique des copropriétés, soit un arrêt prématuré de l’activité de syndic, mettant le syndicat de copropriétaires en grave difficulté.
Cette situation nous inquiète véritablement car elle démontre les nouvelles orientations prises par certains syndics pour gérer leur activité, en se préoccupant essentiellement de leur rentabilité, sans se soucier de la qualité de gestion apportée aux copropriétés.