L’arrêté attendu concernant la mise en place de l’immatriculation des syndicats de copropriétaires est sorti

L’arrêté attendu concernant la mise en place de l’immatriculation des syndicats de copropriétaires est sorti

L’arrêté du 10 octobre 2016, concernant l’immatriculation des syndicats de copropriétaires, vient tout juste d’être publié au Journal officiel daté du 26 octobre 2016.

Nous vous en parlions fin août 2016 (« Publication du décret sur l’immatriculation des copropriétés »), à la suite de la publication des décrets sur l’immatriculation, nous restions en attente d’un arrêté pour préciser :

• les informations à fournir par les télédéclarants pour s’identifier et être rattachés à la copropriété qu’ils souhaitent immatriculer ;
• les conditions d’accès aux données de ce fichier.

Ces informations sont désormais connues grâce à l’arrêté daté du 10 octobre 2016 et tout juste publié. Nous vous présentons ces nouveautés article par article ci-dessous.

I. Articles 1 et 2 : désignation du teneur du registre

Sans surprise, l’ANAH (Agence nationale de l’habitat) est officiellement désignée comme teneur du registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires à partir du 1^er novembre, date de « l’ouverture nationale » du site dédié : www.registre-coproprietes.gouv.fr.

II. Articles 3 et 4 : création de comptes de télédéclarants et demande de rattachement d’un syndicat de copropriétaires

• Article 3 : création du compte de télédéclarant

Comme nous l’expliquions dans notre précédent article (Publication du décret sur l’immatriculation des copropriétés ), les syndics (ou notaires, ou administrateurs provisoires) devront en premier lieu créer un compte de « télédéclarant » et demander à être rattachés aux syndicats des copropriétaires qu’ils souhaitent déclarer au registre et immatriculer.

L’annexe 1 de l’arrêté liste les éléments d’identification qui doivent être fournis pour permettre la création d’un compte de télédéclarant :

• Le point 1° de l’annexe 1 liste les éléments devant être fournis par un professionnel (syndic, notaire ou administrateur) ;
•  Le point 2° de l’annexe 1 liste les éléments devant être fournis par un syndic non professionnel (nous y reviendrons dans un article détaillé réservés à nos adhérents collectifs).

Ces informations ne concernent que le télédéclarant. Une fois les éléments fournis, l’ANAH créé un compte inactif au nom du demandeur qui pourra activé son compte grâce à un code envoyé à son adresse postale (façon de contrôler les informations enregistrées au moment de la création du compte de télédéclarant) et par la définition d’un mot de passe personnalisé. Le demandeur a deux mois pour activer son compte de télédéclarant, passé ce délai, le compte est supprimé.

Une fois activé, le compte est accessible par l’adresse électronique du télédéclarant et le mot de passe défini préalablement. Les données du compte peuvent être modifiées à tout moment, sauf celles liées à la civilité, au nom et au prénom qui ne peuvent être modifiée que par l’envoi d’une demande à l’ANAH, accompagnée d’une pièce justificative.

L’annexe 2 de ce même arrêté liste les données à renseigner par les notaires pour accéder au registre des copropriétés (lors de leur première connexion).

• Article 4 : demande de rattachement d'un syndicat de copropriétaires à un compte de télédéclarant

Une fois son compte créé, le télédéclarant doit demander à rattacher la copropriété qu’il doit immatriculer à son compte. L’article 4 de l’arrêté précise les pièces justificatives attendues :

• pour un syndic : le contrat signé, ou le procès-verbal signé de l’assemblée générale ayant désigné le syndic ;
• pour un syndic coopératif : le PV signé de l’AG ayant désigné le conseil syndical coopératif et le PV signé du conseil syndical ayant désigné le président du conseil syndical coopératif ;
• pour un administrateur provisoire : l’ordonnance de désignation.

Les informations à fournir pour se rattachement diffèrent selon la situation : lorsqu’il s’agit d’une immatriculation initiale, d’un renouvellement de syndic, d’une passation entre deux syndics, etc.  Les informations à fournir selon ces situations sont définies par l’annexe 3 de l’arrêté :

• Au point 1° de l’annexe 3 sont mentionnées les informations  devant être fournies par le représentant légal lors de l’immatriculation initiale (ou lorsque le nouveau représentant légal n’a pas été déclaré par son prédécesseur) ;
• Au point 2° sont listées les informations devant être fournies par un syndic (ou un administrateur provisoire) renouvelant son mandat ;
• Au point 3° sont listées les informations devant être fournies par le syndic (ou l’administrateur provisoire) déclarant son successeur ;
• Au point 4° sont listées les informations devant être fournies par un syndic (ou un administrateur) confirmant son rattachement à une copropriété suite à la déclaration faite par le prédécesseur ;
• Enfin, au point 5° sont listées les informations devant être fournies par le représentant légal de la copropriété suite à une immatriculation d’office.

1. Articles 5 et 6 : définition des informations à transmettre

L’annexe 4 de l’arrêté liste les informations à fournir lors de l’immatriculation initiale de la copropriété et à mettre à jour lors de la déclaration annuelle.

Il est précisé que le seuil de dette à prendre en considération pour calculer le nombre de copropriétaires débiteurs est fixé à 300 €.

Pour les nouvelles copropriétés dont le premier exercice comptable n’est pas achevé (conditions fixées par le V de l’article R 711-9 du CCH : code de la construction et de l’habitation), seules les dates de début et de fin de l’exercice comptable sont réclamées dans les informations financières (annexe 5 de l’arrêté).

L’annexe 6 précise les informations attendues pour déclarer la dissolution d’un syndicat de copropriétaires.

L’annexe 7 liste les informations que le notaire doit fournir pour immatriculer une nouvelle copropriété ou pour immatriculer d’office une copropriété existante encore non immatriculée (dont il aurait connaissance à l’occasion de la vente d’un lot sur cette copropriété et après mise en demeure faite au syndic d’immatriculer la copropriété restée sans effet).

Le cahier des charges « détaillant les spécifications du fichier de transmission de données » sera accessible sur le site www.registre-coproprietes.gouv.fr lorsqu’il sera accessible, à partir du 1^er novembre 2016.

1. Article 7 : conservation des données

Les pièces justificatives fournies pour la demande de rattachement (article 4 de l’arrêté) sont conservées 6 mois.

L’attestation d’immatriculation initiale est conservée sans délai, jusqu’à la dissolution éventuelle du syndicat des copropriétaires. L’attestation de dissolution est conservée pendant 3 ans après la date du fait générateur de la dissolution.

Les attestations de mise à jour annuelle du dossier d’immatriculation sont conservées pendant 5 ans suivant leur établissement.

1. Articles 8 à 11 : consultation du registre

Selon l’article 8 de l’arrêté :

• Les télédéclarants ont évidemment accès à l’ensemble des données du registre relatives aux copropriétés dont ils sont les représentants légaux et pour lesquelles ils ont obtenu un rattachement.
• Les notaires ont accès – pour l’ensemble des syndicats de copropriétaires – aux informations suivantes (1° du II de l’article L 711-2 du CCH) : « Le nom, l'adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic ».

Selon l’article 9 de l’arrêté :

Les établissements publics de l’Etat chargés de la mise en œuvre des politiques de l'habitat et de lutte contre l'habitat indigne et les copropriétés dégradées, les collectivités territoriales et leurs groupements doivent formuler une demande d’accès auprès de l’ANAH. Ils doivent préciser « la qualité du demandeur, le périmètre géographique de leur intervention et la finalité de l'utilisation des données » et s’engagent à respecter les règles générales d’utilisation des données publiques (définies dans la loi du 17 juillet 1978). L’ANAH fourni au demandeur, dans un délai d’un mois, gratuitement soit un fichier avec les données demandées, soit un accès sécurisé avec un identifiant personnel et un mot de passe.

Selon l’article 10 de l’arrêté : à compter du 1^er juillet 2017, certaines données (qu’il reste encore à définir) seront mises à la disposition du public soit par téléchargement sur la plate-forme ouverte des données publiques françaises, soit par consultation de l’annuaire des copropriétés disponible sur le site internet du registre des copropriétés.

Par ailleurs, l’ANAH mettra à disposition, sur le site du registre,  des données statistiques « agrégées à des seuils ne permettant pas l'identification des copropriétés ».

1. Articles 12 à 14 : droits d’accès, de rectification et d’opposition.

« Les droits d'accès et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 » s'exercent auprès de l’ANAH, teneur du registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires.