La solution de Copropriété-Services pour les adhérents de l’ARC :
l’envoi de vos lettres recommandées électroniques avec accusé de réception en toute sécurité juridique avec Clearbus
…. Et en plus à un coût préférentiel pour les adhérents de l’ARC fixé à 2.16 € TTC, et ce, quel que soit l’importance de votre document, 2 pages ou 100.
Comme nous vous l’indiquions dans notre article du 12 janvier 2016, disponible ici (www.arc-copro.com/1gwh), il est essentiel que l'envoi de vos lettres recommandées électroniques remplisse plusieurs conditions de sécurité pour être juridiquement valables. Pour mémoire :
- le tiers chargé de l'acheminement doit garantir l'identité du destinataire et de l'expéditeur ;
- les dates d'expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables ;
- un avis de réception doit être adressé à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver ;
- si le destinataire n'est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu.
L'information dématérialisée requiert donc une protection renforcée (identité de l'expéditeur, intégrité du document) et doit passer par un opérateur postal numérique comme la société CLEARBUS avec qui Copropriété-Services a négocié des tarifs préférentiels pour ses adhérents.
Le procédé de la lettre recommandée électronique (LRE) avec accusé de réception (AR) mis en œuvre par Clearbus vous permet notamment :
- la gestion des preuves de relève et de dépôt ;
- l’horodatage légalement opposable ;
- la garantie de l'identité de l’auteur de la LRE/AR ;
- la garantie sur l’intégrité du contenu de la LRE/AR.
Ainsi, comme pour une lettre recommandée avec accusé de réception envoyée par la voie postale traditionnelle, ce système vous assure :
- la certification de l’identité de l’expéditeur ;
- la notification au préalable au destinataire de la réception d’une lettre recommandée électronique (équivalente à une première présentation par voie postale) ;
- l’accusé de réception du destinataire en utilisant l’un des moyens de signature proposés : certificat électronique qualifié, identifiant personnel ClearBUS, ou téléchargement d’une pièce d’identité ;
- la réception par le destinataire, après signature, du courrier recommandé, identique au document d’origine, et du compte-rendu associé à cette transmission au format PDF (identité de l’émetteur, contenu du courrier, description et horodatage) ;
- la réception par l’émetteur d’un bordereau de dépôt attestant de l’envoi (chiffrement, signature et horodatage), portant un identifiant unique ;
- l’émission, après traitement de la partie relève, d’un accusé de réception porteur de la signature du destinataire, dûment horodaté, et portant le même identifiant que celui de la LRE/AR et de son bordereau de dépôt.
Ce système de notification électronique vous intéresse ?
Alors lisez attentivement la note jointe précisant les modalités d’accès aux services de courrier dématérialisé et de lettre recommandée électronique avec Clearbus.
Attention ! Avant de pouvoir envoyer vos recommandés par voie électronique par un opérateur certifié, n’oubliez pas deux points essentiels :
- le recueil OBLIGATOIRE par le syndic de l’autorisation préalable des copropriétaires (Article 64-1 du décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015) ;
- l’autorisation formulée lors de l'assemblée générale et consignée sur le procès-verbal de celle-ci.
Pour en savoir plus, consultez notre article du 8 janvier 2016 (www.arc-copro.com/sjqs) présentant la résolution type à formuler en assemblée générale ainsi qu’un modèle d’attestation - « accord exprès » - à faire signer par vos copropriétaires.
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Et venez aussi nous retrouver aux 3èmes rencontres des syndics bénévoles
Vous souhaitez en savoir plus sur les modalités d’envoi en recommandé par voie électronique ?
Venez nous retrouver le samedi 2 avril 2016, à l’espace CHARENTON.
La Société Clearbus vous expliquera les modalités de mises en œuvre de la lettre recommandée électronique dans le cadre d’un atelier pratique dédié et répondra à toutes vos questions sur son stand « Lettre recommandée électronique ».
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