Comment voter un mandat au conseil syndical ?
Trop nombreux encore sont les procès-verbaux d’assemblée générale qui comportent dans une seule et même résolution :
- la décision de réaliser les travaux ;
- le mandat au conseil syndical de faire telle ou telle action (recherche d’autres entreprises, choix de l’entreprise, …
Or s’il n’est pas interdit de donner un mandat, encore faut-il que celui-ci soit régulièrement donné et pour une juste cause. Voici comment il faut procéder.
I. Rappel des textes qui encadrent la « délégation de mandat »
Dans la Loi du 10 juillet 1965
- L’article 25.a prévoit la possibilité pour l’assemblée générale de donner une délégation de pouvoir au conseil syndical afin de prendre l’une des décisions visées à l’article 24.
Dans le Décret du 17 mars 1967 en ses articles 11-I-7°, 13 et 21
- L’article 21, vient encadrer cette délégation de pouvoir. Elle doit parfaitement déterminer l'objet et fixer le montant maximum de la dépense. Le délégataire doit aussi rendre compte à l'assemblée de l'exécution de sa délégation.
- L’article 13 précise par ailleurs que l’assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l'ordre du jour.
- L’article 11, I, 7°, enfin impose un projet de résolution lorsque l’assemblée générale est appelée à statuer sur une question mentionnée, entre autres, à l’article 25 (de la loi du 10 juillet 1965).
II. Dans quels cas peut-on donner (ou demander) une délégation ?
La délégation est limitée aux décisions visées :
- à l’article 24 (de la Loi du 10 juillet 1965), article fortement enrichi par les nouvelles dispositions de la loi ALUR du 24 mars 2014 ;
- aux décisions des articles 24-1 à 24-3 puisque ceux-ci renvoient expressément à l’article 24 ;
- et celles des articles 24-4 à 24-8.
A contrario sont exclues les décisions issues d’un second vote via les dispositions de l’article 25-1 puisque le vote initial s’exprime à la majorité de l’article 25.
III. Pourquoi donner (ou demander) une délégation ?
Une assemblée générale doit en principe statuer complètement sur les questions qui lui sont soumises dans l'ordre du jour, que celles-ci portent sur la mise en œuvre de travaux, comme sur le recours à un prestataire pour une mission, dite intellectuelle (maître d’œuvre, autre technicien, géomètre, notaire, avocat, ..), ou encore sur une action judiciaire.
La question est de savoir pourquoi on est amené à inscrire la question d’un mandat en assemblée générale.
Ainsi dans de nombreux cas, on se rend compte que la question du mandat est liée à une mauvaise préparation du point porté à l'ordre du jour :
- le syndic a tardé pour demander des devis et il n’en a qu’un seul ;
- il y a bien plusieurs devis, mais ils ne sont pas comparables ;
- etc.
Par ailleurs, l'ordre du jour doit être élaboré en concertation avec le conseil syndical (article 26 du décret du 17 mars 1967), c’est donc au plus tard à cet instant que le conseil syndical sera, ou non, « demandeur » au travers d’une question, de la possibilité de proposer un mandat spécifique. Dans le cas où le syndic procéderait de sa propre initiative à l’inscription d’une proposition de mandat, il faudra demander si cette solution est justifiée.
Qui plus est, demander ou recevoir un mandat entraîne de facto une responsabilité du/des mandataires pour son exécution, celui-ci ne doit donc pas être donné et accepté à la légère.
IV. Exemple de situations nécessitant de prévoir une délégation
Dans quelques situations cependant, le mandat s’avère être le seul moyen de prendre une décision dans de bonnes conditions, malgré des délais très courts.
C’est par exemple ce que l’ARC a pu déjà conseiller dans le cadre du changement obligatoire de fournisseur de gaz (qui devait intervenir avant le 31 décembre 2014).
- Les offres tarifaires de « marché » ayant une durée de validité de quelques jours, il était impossible de les proposer telles quelles dans une assemblée générale, compte tenu du délai minimal légal de 21 jours pour convoquer les copropriétaires.
Il pouvait donc être proposé à l’assemblée générale :
- une 1ère question sur le profil du contrat, avec toutes ses conditions (durée, indexation, résiliation, ..) ;
- et une seconde question sur une délégation de mandat donnée au conseil syndical pour retenir la meilleure offre à l’instant de la consultation de la plateforme « copro-gaz », en respectant la décision de l’assemblée générale.
Dans ces conditions, les conseils syndicaux adhérents de l’ARC pouvaient correctement exécuter le mandat qui leur avait été confié.
V. Comment doit être rédigée une autorisation de délégation ?
Comme il a été dit sous les articles 13 et 11 du décret, il faut en premier lieu qu’une « question » ait été inscrite à l’ordre du jour et qu’en second lieu un « projet de résolution » figure sous cette « question ».
- Résolution n°x : décision de faire exécuter des travaux de ravalement (article 24) ; cf devis joints.
Projet de résolution :
- « - L’assemblée générale …. décide de ….. ».
- « L’assemblée générale vote un budget de xx € ».
- « Les charges seront appelées suivant le calendrier suivant :
- 25 % le ….. ;
- 25 % le ….. ;
- Etc. ».
- Résolution N° y : mandat donné au conseil syndical de choisir l’entreprise la mieux disante (article 25).
- « L’assemblée générale donne mandat au conseil syndical pour choisir l’entreprise à qui seront confiés les travaux de ravalement dans le respect des conditions et du budget maximum de … € votés dans la résolution n°X ».
VI. Comment doit être mise en œuvre cette délégation ?
En principe, l’assemblée générale doit fixer le maximum de contraintes ou de conditions dans son mandat, ce qui d’une part, limitera les éventuelles dérives qui pourraient être commises et d’autre part, permet de guider au mieux le mandant (conseil syndical ou autre).
VII. Comment rendre compte à l’assemblée générale de cette délégation ?
Il n’y a pas de forme particulière prévue par l’article 21 du décret.
Le rapport de gestion du conseil syndical doit permettre de présenter les actions du conseil syndical sur l’exercice écoulé.
Cependant, il est souhaitable d’inscrire dans l’ordre du jour de la convocation, un point spécifique d’information : « exécution de la délégation de mandat donnée par l’assemblée générale du (date et n° de résolution), au conseil syndical, pour engager dans le cadre des travaux de ravalement ».
N’hésitez pas à utiliser les services de l’ARC pour vous faire accompagner et à relire le « Le Manuel du conseil syndical ».
