ABUS N° 4147 : Comment le cabinet THOMAS LIEHR fait patienter les copropriétaires pour mettre en place un extranet au sein de leur copropriété
Depuis le 1er janvier 2015, soit depuis plus d’un an et demi, les syndics professionnels sont tenus de mettre à la disposition des copropriétés qu’ils gèrent un espace électronique sécurisé appelé couramment « extranet ».
Néanmoins, certains syndics traînent des pieds en essayant de trouver des stratagèmes pour obtenir en assemblée générale la dispense de fournir cet extranet.
C’est ce qu’a fait le cabinet THOMAS LIEHR en présentant à l’ordre du jour une résolution farfelue.
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L’attente d’un décret qui n’existe pas
Voici la résolution présentée par le cabinet THOMAS LIEHR :
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« Résolution N° 16 : Consultation des documents relatifs à la gestion de l’immeuble par un accès en ligne sécurisé.
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Article 18 : « ...... le syndic est chargé ......
- de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic professionnel un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité de l’article 25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.
Le cabinet Thomas LIEHR indique que des contacts sont pris pour une mise en place de ce dispositif. L’assemblée générale décide d’attendre la parution du décret relatif à ce nouvel article de loi.»
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Cette résolution est bien entendue abusive, étant donné que la mise en place de l’extranet dans les copropriétés n’est conditionnée par aucun texte réglementaire.
D’ailleurs, nous déplorons cette situation, étant donné que la plupart des extranets fournis par les syndics professionnels sont en réalité des coquilles vides avec une absence d’accès sécurisé et différencié.
En effet, dans la plupart des cas, aucun document stratégique permettant de contrôler la gestion du syndic n’y figure (absence du grand livre, des relevés bancaires, des contrats, des factures ou encore des devis...).
En revanche, profitons-en pour féliciter les syndics bénévoles qui, alors même qu’ils n’en ont pas l’obligation, se sont très nettement mobilisés pour mettre en place au sein de leur copropriété un extranet en mettant en ligne les documents les plus stratégiques : cherchez l’erreur...
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Une dispense d’extranet qui doit être conditionnée à une réduction significative des honoraires
Le contrat type réglementaire prévoit dans son point 7.1.5 que la dispense de fourniture d’un extranet se traduit par une réduction des honoraires forfaitaires du syndic
Or, nous constatons que, de manière générale, cette clause a tout simplement été supprimée de certains contrats tandis que d’autres prévoient un coût de réduction marginal.
La DDPP (Direction Départementale de Protection de la Population) a d’ailleurs épinglé cette pratique à travers l’analyse d’un contrat FONCIA (voir à ce sujet le point V. de l’abus 4135 : www.arc-copro.com/7evs).
C’est pour cela que, si le syndic n’est pas en mesure de fournir un extranet efficace et souhaite que le syndicat des copropriétaires lui accorde la dispense, il faudra alors voter en même temps un montant significatif de réduction de ses honoraires.
Ainsi, deux choix seront alors proposés au syndic :
- soit le syndic se « débrouille » pour fournir un extranet efficace dans lequel les documents stratégiques y figurent et qui pourront d’ailleurs être expressément listés dans la résolution ;
- soit le syndic sera tenu de réduire ses honoraires à hauteur du montant voté par l’assemblée générale en contrepartie de la dispense de fournir un extranet.
Pour en savoir plus sur ce sujet, l’ARC a rédigé un guide qui s’intitule « Comment obtenir un extranet efficace ? » que vous pourrez consulter dans la librairie de l’ARC. www.arc-copro.com/1g8f.
Vous pouvez également retrouver tous nos conseils dans notre dossier du mois d’avril 2016 : www.arc-copro.com/weqr.