ABUS DE LA SEMAINE N° 4105 :
La dématérialisation des notifications vues par FONCIA Agence Centrale :
ce que l’on ne dit pas
Suite à notre abus 4104 (www.arc-copro.com/c5qb) de la semaine dernière qui dénonçait un contrat « tout à zéro », voici que le syndic FONCIA Agence Centrale se distingue à nouveau dans notre rubrique abus.
Comme nous avons déjà alerté à ce sujet, l’autorisation de notifier par voie électronique s’annonce avant tout pour les syndics professionnels comme une nouvelle « manne » financière permettant d’augmenter leurs profits.
Bien évidemment, ils vont présenter cette « novation » légale et technique comme étant avant tout un moyen pratique et « écolo » afin d’inciter les copropriétaires à opter pour cette solution.
Plus encore, ils vont mettre en avant les économies substantielles que peut réaliser un copropriétaire en optant pour cette alternative plutôt que l’envoi papier.
Voici en effet le type d’informations que l’on peut trouver sur une convocation d’assemblée générale émanant de FONCIA Agence Centrale :
« INFORMATION : envoi dématérialisé des convocations et procès-verbaux d’assemblée générale est désormais possible (décret du 21 octobre 2015). Les avantages de cette solution sont nombreux :
Pratique : Vous ne vous déplacez plus à la Poste. Vous êtes averti par e-mail qu’un nouveau document est disponible dans votre espace sécurisé.
Économique : l’envoi d’un e-recommandé est facturé 0,31 € TTC par le prestataire que nous avons sélectionné alors que le timbrage d’une convocation en recommandé papier est généralement supérieur à 5 € TTC.
Écologique : moins de production de papier.
La souscription à ce service est individuelle. Il suffit de remplir le formulaire d’adhésion et de le remettre au gestionnaire de l’immeuble, soit lors de l’Assemblée Générale, soit en l’adressant par lettre recommandée.
Dès avril 2016, la souscription sera possible directement sur Myfoncia.fr.
Accords recueillis lors de l’assemblée générale : »
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Une information qui manque de clarté
Ce syndic oublie de préciser que la souscription de ce service sera valable pour toutes les notifications. Autrement dit, les convocations et procès-verbaux d’assemblée générale seront effectivement envoyés par courrier électronique, mais aussi les mises en demeure en cas de retard de paiement des charges.
Le risque est donc que ce moyen de communication rapide incite les syndics à multiplier l’envoi de mises en demeure électroniques (dont FONCIA se garde bien ici d’annoncer le prix pratiqué) leur permettant ainsi de facturer à outrance ce type d’actes. C’est pour cela qu’il est souhaitable de limiter l’autorisation de notification électronique uniquement à la réception des convocations et des procès-verbaux des assemblées générales.
Mais encore, l’information faite par FONCIA ne précise pas que l’économie engendrée par la notification électronique ne profitera pas directement aux copropriétaires ayant opté pour cette solution.
En effet, que ce soit le coût de la notification papier ou numérique, celui-ci sera réparti sur l’ensemble des copropriétaires « en clé générale ». La réduction des coûts, générée par l’envoi électronique, sera donc aussi bien profitable pour le copropriétaire qui a accepté cette solution, que pour celui qui veut maintenir l’envoi papier.
Si l’on pousse la réflexion, cette économie sera même avant tout à l’avantage des copropriétaires ayant un nombre de millièmes importants alors même qu’ils pourront continuer à recevoir leur notification sous format papier.
Mais au-delà de ce manque de clarté dans l’information faite par FONCIA, l’élément essentiel qui a été bien évidemment occulté est que le grand gagnant de cette opération est avant tout le syndic.
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Le grand gagnant de cette opération : le syndic en place
Les syndics ont calculé leurs honoraires de base (à la hausse avec le contrat type) en prenant notamment en considération le nombre de photocopies nécessaires à la production des convocations et procès-verbaux d’assemblée générale.
En effet, depuis le décret du 26 mars 2015, le syndic est tenu d’inclure dans son forfait de base les photocopies.
Pour cela, la plupart des syndics, et en l’occurrence le Groupe FONCIA, ont procédé à un calcul qui consiste à prendre en considération la production moyenne de photocopies sur les trois dernières années et de la multiplier par un coût moyen entre 0,15 et 0,50 €. Ce tarif est alors inclus dans les honoraires de base des nouveaux contrats.
En incitant les copropriétaires à opter pour la notification électronique, le syndic en place va réduire sa production de photocopies. En toute logique, le montant de ses honoraires devrait donc suivre la tendance et baisser à hauteur de la réduction des photocopies. Autrement, cela reviendrait à dire que le syndic augmente de manière sournoise sa marge.
À titre d’illustration, partons du postulat que le tirage de la convocation et du procès-verbal d’une assemblée générale représente cent photocopies par copropriétaire et que le coût de production unitaire serait sur une base moyenne de 0,25 € la page, le tarif global par copropriétaire serait alors de 25 € par an, que le syndic a déjà intégré dans son forfait.
Dans l’hypothèse où, dans une copropriété de 200 lots, 60 copropriétaires accepteraient d’être notifiés par voie électronique, le syndic dégagerait alors une marge supplémentaire globale moyenne de 1.481,14 €. En effet, si l’on calcule le coût de la production unitaire (25 €) multiplié par le nombre de copropriétaires qui acceptent cette solution (60) moins le coût de l’envoi électronique (0,31 € x 60 = 18,60 €), la marge dégagée serait de : 1.481,14 €.
Pour que cette solution puisse être acceptable, il serait donc cohérent que le syndic baisse ses honoraires proportionnellement au nombre de copropriétaires qui acceptent au sein d’un immeuble d’être notifiés par voie électronique.
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La proposition commerciale de l’ARC au groupe FONCIA
L’ARC a récemment envoyé un courrier à Monsieur François DAVY, Président directeur général du Groupe FONCIA, pour lui soumettre une proposition commerciale « qui coule de source ».
Celle-ci consiste à prévoir une réduction des honoraires proportionnellement au nombre de copropriétaires qui opteraient concrètement pour la notification par voie électronique.
À défaut d’accepter cette proposition, cela reviendrait à dire que le tarif de l’envoi électronique négocié par le groupe FONCIA, à un prix certes très attractif, se retrouve en réalité compensé par le maintien des honoraires du syndic.
Il n’y aurait alors pour les copropriétaires plus d’intérêt à opter pour cette solution, d’autant plus si l’on prend en compte les frais individuels du copropriétaire pour imprimer par ses propres moyens la convocation et le procès-verbal de l’assemblée générale.
Nous reviendrons vers vous prochainement pour vous informer de notre démarche auprès de FONCIA.